Hoe werkt de integratie met Meeting.net ?

Vlot en makkelijk ;-)

Wanneer er een integratie met Meeting.net actief is, kan je een dossier met enkele klikken exporteren naar Meeting.net. Je kiest het type vergadering (bv "College burgemeester en schepenen") en krijgt dan de verschillende data waarop deze vergaderingen gepland zijn. Je kiest een datum en geeft jouw agendapunt een naam. Bij evenementen is deze naam standaard ingevuld met de naam van het evenement, maar ook dit is aanpasbaar.

Bij het exporteren wordt er een agendapunt aangemaakt in Meeting.net met alle gegevens die we kunnen meesturen. Tegelijk is er een link gelegd tussen Flowlab en het dossier in Meeting.net. Er komt een nieuwe tab "Notulen" in het Flowlab dossier. Je kunt in Flowlab de status van het notulendossier inkijken en rechtstreeks doorklikken naar het juiste dossier in Meeting.net.

Makkelijk toch !

Hoe stel je de link in tussen Flowlab en Meeting.net?

Laten we eerst eens kijken naar het item scherm van een evenement in Meeting.net:

Door de integratie zorgen we er bij Flowlab voor dat de gewenste data van een specifiek evenementendossier automatisch overgenomen wordt in Meeting.net. In het voorbeeldje hierboven wil je de tekst per item in dit besluit van College van Burgemeester en Schepenen automatisch aangevuld zien met alle specifieke data uit het geëxporteerde Flowlab dossier. Op die manier moeten er nadien misschien nog een paar bijzonderheden aangevuld worden in dit besluit maar hoeft er niks meer overgetypt te worden.

Zodra wij de integratie met Meeting.net hebben opgezet moet je in Flowlab eenmalig alles instellen. Welke tekst wil je dat er gedeeld wordt met Meeting.net bij het exporteren van een dossier:

Ga via de drie puntjes naar de instellingen bij de evenementenmodule.
Het maken van de verbinding met Meeting.net duurt een paar seconden. Even geduld dus!

Kies welk 'punt' je zal gebruiken: Besluiten Burgemeester, College van Burgemeester en Schepenen, Gemeenteraad, ed.
Wij werken hier het voorbeeld van College van Burgemeester en Schepenen uit.
Per punt (Besluiten, Gemeenteraad, of hier dus College van Burgemeester en Schepenen) kan je items toevoegen die je mee wil exporteren naar Meeting.net.

Per punt (Besluiten Burgemeester, Gemeenteraad, of dus hier College van Burgemeester en Schepenen) kan je items toevoegen die je mee wil exporteren naar Meeting.net.

Belangrijk is dat de titel van ieder item exact overeenkomt met de titel van het item in Meeting.net (zie oranje aanduidingen op de afbeelding hiernaast en op de eerste afbeelding in dit stappenplan).

In het tekstveld per item verwoord je de tekst zoals dit in jullie besluiten gebruikelijk is. Je kan gebruik maken van de dynamische velden om specifieke data uit het Flowlabdossier mee over te nemen. Gebruik hier geen dynamische velden die een lijst of specifieke opsomming bevatten. Deze velden zijn eerder bedoeld om een opsomming te geven in een rapport enz. Hier in de link met Meeting.net gebruik je de ‘enkelvoudige’ data: namen, start- en einddatum, titel van het dossier, etc. Tip: Voor de locatie gebruik je het dynamische veld %event_locations_inline% om het adres van de locatie mooi in de Meeting.net word file te tonen.

Zo voeg je de overige items ook toe. In ons voorbeeld van hierboven gaat het dan nog over ‘Kredieten/financieel aspect’, ‘Motivering’, ‘Besluit’ en ‘Samenvatting’. Let hier telkens op de correcte schrijfwijze, neem de exacte bewoording uit Meeting.net over bij de titel van het nieuw toe te voegen item in Flowlab.

Opmerking: Zaken zoals effectieve adviezen kunnen op dit moment nog niet automatisch in de artikeltekst mee opgenomen worden. Deze zal je bij de export van een dossier naar Meeting.net zelf moeten toevoegen.

Zo, dan bewaar je jouw instellingen en kan je van start gaan om een dossier te gaan exporteren!

Hoe exporteer je een Flowlab evenementendossier naar Meeting.net?

Je hebt de instellingen voor de link met Meeting.net ingegeven. Dan kan je een eerste dossier gaan exporteren.

Via de knop opties kies je voor Exporteren naar Meeting.net.

Kies het juiste type van vergadering. In ons voorbeeld gaat het over College van Burgemeester en Schepenen. Selecteer de gewenste vergaderdatum en duid aan of het gaat om een Aktename, Besluit, etc.

Bij de items duid je aan welke items mee moeten geëxporteerd worden naar Meeting.net.

Hier hebben we gekozen voor Toelichting, Motivering, Kredieten/financieel aspect, Besluit en Samenvatting bv.

Bij het aanduiden van de items zie je ook gelijk welke info er mee geëxporteerd zal worden.
Druk op ‘Exporteren’ rechts onderaan. Let op: de export naar Meeting.net kan even een paar seconden. Wees geduldig, haal even een kopje koffie 😉 Druk je hier twee keer op exporteren dan komt het evenement ook 2x in Meeting.net te staan..

Na het exporteren verschijnt er in het Flowlab evenementendossier een extra tab Notulen. Via deze tab kan je rechtstreeks door klikken en het dossier bekijken in Meeting.net.

Wanneer je het dossier wil gaan raadplegen in Meeting.net kan je dus via de Notulen tab in het Flowlab dossier gaan of je kan gewoon aanloggen in Meeting.net en via ‘Alle punten’ het dossier opsnorren.

In het Meeting.net dossier pas je de lay-out naar je eigen wensen aan of doet de laatste aanpassingen aan de tekst.

Zodra je hiermee klaar bent kan je het dossier eenvoudig indienen.