Welke deadlines kan je instellen binnen de evenementenmodule ?

3 mogelijke deadlines ! 

• Deadline voor opstarten van een dossier

Dit moet je zien als de globale deadline van een dossier! 

Door deze deadline als gemeente in te stellen op bv 30 dagen (na vandaag) bepaal je eigenlijk dat de aanvrager (bij de 1ste stap van de aanvraag) pas een (eerste) datum voor het evenement kan kiezen vanaf 30 dagen na vandaag. 

• Deadline voor indienen van een dossier 

Wanneer moet het dossier uiterlijk ingediend zijn door de organisator om het nog door jullie interne diensten verwerkt te krijgen? 

Deze deadline geldt in functie van de (eerst) gekozen datum van het evenementendossier (maw de datum waarop het evenement plaats zal vinden). De deadline geeft aan hoever voor die datum het dossier ingediend moet worden. 

Nota: Je kan namelijk een dossier bewaren zonder het in te dienen. 

• Deadline voor indienen van een formulier

Deze instelling (per formulier) geeft aan hoeveel dagen of weken vóór de start van het evenement, het betreffende formulier moet ingediend zijn. 

Je kan je namelijk wel inbeelden dat een formulier om luide muziek te spelen sneller behandeld kan worden door een beheerder dan bv een formulier om vuurwerk af te steken waarbij eventueel nog een evaluatie door de brandweer moet gebeuren.

Handige weetjes !

Voorwaarden

Je kan bij de deadlines van een formulier ook voorwaarden toevoegen aan je acties en/of herinneringen !

Stuur je de organisator van een evenement graag een herinneringsmail wanneer hij of zij binnen een evenementendossier nog een formulier heeft dat bijna de deadline voor indienen bereikt ? Dat kan ! Je kan daarbij via de voorwaarden in deze actie ook aangeven dat dit enkel moet gebeuren wanneer het evenementendossier zich nog in status 'in behandeling' bevindt.

Nieuw dossier = kopie

Wanneer een evenement wordt ingediend en er een bijhorend formulier wordt klaargezet voor de burger, kan je dit formulier zien als een kopie van het algemene formulier.

Wanneer je nadien bv. de deadline van dit algemene formulier zou gaan wijzigingen dan geldt die nieuwe deadline voor alle nieuwe evenementen maar dus niet voor de reeds gegenereerde formulieren in bestaande evenementen. Deze kan je ook wel wijzigen, maar dat doe je in het specifieke formulier in het evenementendossier zelf ! In het formulier kies je daarvoor via de opties rechtsboven in het uitklapmenu voor 'deadline wijzigen'.