Documentsjablonen

Sjablonen maken het mogelijk om bepaalde bestanden, die jij of de burger kan downloaden, vorm te geven. Deze bestanden zijn bijvoorbeeld de lever- of afhaalbon, een overzicht van een uitleenaanvraag of een rapport van een evenement. Die kan je telkens voorzien van bepaalde tekst, afbeeldingen, enzovoort.

Sjablonen instellen

Volg volgende stappen om sjablonen te raadplegen:

Ga in de navigatie naar de drie bolletjes naast 'Basisdata'.
Je krijgt een optie 'Instellingen', klik daarop.
Onderaan de pagina zie je per module welke sjablonen er gekozen kunnen worden.

Hier zie je een oplijsting van alle documenten die met een sjabloon kunnen worden opgemaakt. Zoals je kan zien, kan ook elk document apart een ander sjabloon krijgen als je dat wenst. Het volgende hoofdstuk legt je uit hoe je deze sjablonen aanmaakt.

Sjablonen aanmaken, bewerken of verwijderen

Je kan sjablonen aanmaken zodat je die nadien onder 'Instellingen' kan selecteren voor het juiste document. Hou dat dus mee in het achterhoofd wanneer je documentsjablonen ontwerpt.

Volg volgende stappen om een nieuw sjabloon aan te maken:

Ga in de navigatie naar de drie bolletjes naast 'Basisdata'.
Je krijgt een optie 'Documentsjablonen', klik daarop.
Als je gemeente al sjablonen heeft, zal je hier een overzicht zien staan van reeds aangemaakte sjablonen (zie afbeelding hieronder). Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe aan te maken.

Nu krijg je het menu zoals onderstaande afbeelding te zien. Links typ je onder 'Naam' een herkenbare naam voor je sjabloon, dat gebruik je later om onder 'Instellingen' het sjabloon te kiezen. Onder 'Module' kies je voor welke module je dit sjabloon aanmaakt.

Wil je een bestaand sjabloon bewerken, dan volstaat het om gewoon op de onderlijnde naam ervan te klikken. Je wordt dan doorgestuurd naar de ontwerppagina. Wil je er een verwijderen, klik je op het sjabloonoverzicht op de drie bolletjes naast het te verwijderen sjabloon. Kies 'Verwijderen'.

Moet ik voor elke module een apart documentsjabloon aanmaken?

Als je voor elke module er eentje nodig hebt, ja, dan wel. Waarom? Omdat de module namelijk bepaalt welke dynamische velden je kan gebruiken om je sjabloon op te bouwen. Aangezien dat telkens verschillend is, hebben we ervoor gekozen om deze dan ook te splitsen bij de documentsjablonen. Het is dus misschien een goed idee de benaming van je gekozen module te noteren bij' Naam', zodat dit duidelijk is voor iedereen.

Sjabloon ontwerpen

Wanneer je een nieuw sjabloon aanmaakt of een bestaande bewerkt, kan je meteen op dezelfde pagina (zie afbeelding hierboven) beginnen met ontwerpen. We bespreken de verschillende tabbladen bovenaan de pagina.

Pagina's

Als je document uit meerdere pagina's bestaat, wil je natuurlijk de mogelijkheid krijgen om er meer dan één toe te voegen. Het tabblad 'Pagina's' is letterlijk dat, hiermee ontwerp je de volledige pagina. Je kan er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de voet- en koptekst apart te ontwerpen in de volgende tabbladen, dat kies je zelf.

Functies

Zoals je ziet, begin je al met een "basislay-out", waar nog niet al teveel in gebeurd is. Rechts staat de preview, die laat zien wat er momenteel al in het document staat. Enkel 'kolom 1' zie je linksboven (helemaal in het hoekje) in het document staan.

Tip

Je kan vooraleer je begint met het volledig ontwerp best eerst de marges instellen, want zoals je kan zien, staat de huidige tekst 'kolom 1' (enkel bij het aanmaken van een nieuw sjabloon) volledig in de linkerhoek geduwd. Dat hebben we expres gedaan, zodat we je de volledige vrijheid kunnen geven met waar jij exact je tekst wil hebben, net zoals je met Word ook de marges zelf kan aanpassen.

Hoe je dit doet, lees je hieronder in het hoofdstuk 'Document'.

Pagina toevoegen
Zoals je wel kan verwachten, kan je via deze functieknop een (of meer) extra pagina toevoegen. Dan zie je dus niet alleen maar bovenaan 'Pagina 1' staan, maar komt er een nieuwe 'Pagina 2' onder tevoorschijn.
Sectie toevoegen
Wat is een sectie juist? Een sectie zou je kunnen bekijken als een onzichtbare onderverdeling van de inhoud die je erin wil zetten. We hebben hieronder een voorbeeld gemaakt om het te verduidelijken:

Oranje kader: dat is een sectie. Zoals je kan zien, bevat deze zowel de linkerkolom als de rechterkolom. Voeg je een nieuwe sectie toe, dan komt die onder de bovenste te staan. Zo kan je dus de hele pagina vervolledigen.

Groene kader: dat is de linkerkolom met achtergrondkleur waar de tekst 'kolom 1' in staat.

Rode kader: dat is de rechterkolom waar de foto weergegeven is. Zoals je kan zien is de foto breder dan de kolom met de tekst erin. Dat hebben we ingesteld bij het percentage dat je kan kiezen naast het woord 'Kolom'. Dit voorbeeld staat ingesteld op 33% en op 66% breedte. Hiervoor klik je gewoon het getal aan dat je nodig hebt, en de preview verandert meteen mee.

Kolom toevoegen
Om een nieuwe kolom toe te voegen, moet je op de drie puntjes naast het woord 'Sectie' klikken. Dan krijg je een nieuwe kolom onder die sectie, of als je al een kolom had, dan verschijnt er een nieuwe naast de vorige. Die kan je dan ook meteen verdelen in de juiste breedte met de percentagefunctie.
Sectie of kolom verwijderen
Om te verwijderen, klik je op de drie bolletjes naast de benaming. Daar krijg je meer opties te zien, zoals 'Verwijderen'.
Inhoud toevoegen
Als je een nieuwe kolom hebt aangemaakt, krijg je de functieknop 'Inhoud toevoegen' te zien. Je kan verschillende types inhoud toevoegen, dus bekijk welke voor jouw noden passen: sectie, afbeelding, tekst of widget.

Soorten inhoud

Sectie
Je kan opnieuw een nieuwe sectie aanmaken, die je dan weer kan verdelen in kolommen. Zorg er wel voor dat het geheel niet onoverzichtelijk wordt door teveel secties in elkaar toe te voegen. We hebben deze functie daarentegen wel gegeven voor zij die dit nodig achten.
Afbeelding
Hiermee kan je een foto toevoegen.
Tekst
Hiermee kan je nadien tekst ingeven, en die tekst kunnen dan bijvoorbeeld dynamische velden zijn die automatisch worden ingegeven afhankelijk van de data die erachter zit.
Widget
Een widget is een opgeslagen element (zij het kolom, sectie, afbeelding, tekst, ...) die je hebt ingesteld onder de documentsjabloonwidgets. Hiermee kan je zaken die je bijvoorbeeld voor verschillende documentsjablonen hetzelfde wil hebben, invoegen.

Kolom bewerken

Je zal zien dat als je jouw kolom opmaakt, dat dat niet altijd het juiste resultaat geeft. Daarom kan je een kolom individueel nog bewerken, zodat je meer opties hebt om te doen wat je in je hoofd had. Daarvoor klik je op de drie bolletjes naast de benaming 'Kolom', en nadien op 'Bewerken'.

Een nieuw scherm klapt open waar je verschillende functies ziet. We bespreken ze hieronder.

Padding
Hier kan je in centimeters de padding links, rechts, boven en onder van de kolom instellen. Het is belangrijk dat je het verschil tussen 'padding' en 'documentmarges' begrijpt, dit hebben we met een voorbeeld uitgelegd onder het hoofdstuk 'Document' van dit artikel.
Achtergrondkleur
Hiermee kies je een achtergrondkleur voor je kolom. Gebruik de slider of voeg je hex-code toe.
Boord
Hiermee kan je kiezen om de boord of rand van je kolom vorm te geven met bijvoorbeeld een volle lijn of een stippellijn in een bepaalde kleur. Onder 'gewicht' geef je het aantal pixels in dat de dikte voorstelt van de lijn. Als je niet goed weet hoeveel, probeer dan een keer met 2 pixels en zie daarna in de preview (door eerst op te slaan) of dat naar wens is.

Tekst bewerken

Om tekst te bewerken die je hebt ingevoegd in een kolom, klik je op de drie bolletjes achter de naam 'Tekst'. Kies 'Bewerken'. Een nieuw scherm zal verschijnen zoals hieronder:

Er zijn verschillende mogelijkheden om de tekst te bewerken. Hierboven hebben we ze allemaal een keer getoond van links naar rechts, boven naar onder, zodat je ziet welke functie wat doet.

De eerste drie instellingen geven een vette, cursieve of onderlijnde tekst, zie "Tekst 1, 2 en 3".
"H1, H2 en H3" laten zien hoe de drie volgende instellingen werken. Dat zijn titels in verschillende grootten, waarvan H1 de grootste is en het meeste ruimte rond de titel geeft.
Daarna zien we twee soorten opsommingen: als eerste een opsomming in puntjes en de tweede is genummerd.
Je kan ook een quote/citaat aanmaken.
Dynamische velden kan je oproepen met de allerlaatste knop. Weet je niet wat deze velden zijn? Lees het artikel Dynamische velden voor meer informatie.
Het laatste voorbeeld is een tabel, daar kan je een volledige tabel mee ontwerpen zoals je dat in Word of Excel zou doen. Daarvoor gebruik je de laatste groep van knoppen (behalve de allerlaatste, die is voor dynamische velden). Je maakt een tabel aan met de eerste knop van de groep (de vier vierkanten), dan kan je uitproberen wat alle andere knoppen doen: een kolom/rij toevoegen/verwijderen en zelfs de hele tabel verwijderen.

Kop en -voettekst

Net zoals je bij Word een kop- en voettekst hebt, hebben we er ook voor gezorgd dat je deze hier kan opmaken. Deze wordt dan weergeven boven- of onderaan de pagina. Verder werkt deze manier van opmaken hetzelfde als die onder het tabblad 'Pagina's'. Je leest dus best het vorige hoofdstuk voor meer informatie hierover.

Document

Onder het tabblad 'Document' kan je de marges instellen. Dat doe je best in het begin, zodat je meteen met de juiste marges begint. Anders zal alles in de linker- of rechterbovenhoek weergegeven worden.

Daarnaast hebben we ook nog 'padding', die je kan instellen per kolom, maar er is een verschil tussen de documentmarges en de padding. Hieronder laten we even met een voorbeeld zien wat juist wat is:

We nemen weer dezelfde opmaak die we lieten zien onder 'Pagina's'. Hier hebben we 2 kolommen in 1 sectie onderverdeeld: de blauwe linkerkolom bevat tekst en een achtergrondkleur en de rechterkolom een foto.

Het linkse voorbeeld laat zien wat de documentmarges zijn in het oranje. Alles van de buitenkant van de pagina tot hoever je ze instelt, zijn de marges. Je bepaalt hiermee dus als het ware waar je inhoud mag beginnen. Het gele vak laat de padding zien: dit kunnen we enkel instellen per kolom omdat het de ruimte vanaf de buitenkant van de kolom tot de inhoud bepaalt. Zou je geen padding hebben ingesteld, dan zou de tekst 'Kolom 1' helemaal in de linkerbovenhoek van het blauwe vak geduwd zijn.

Geavanceerd

Onder 'Geavanceerd' kan je zelf code invoegen om je pagina vorm te geven. Dit vraagt natuurlijk specifieke kennis, dus als je deze niet hebt, laat je dat vak gewoon leeg en stel je alles in via de andere tabbladen.