Verenigingen

Hier bekijken we het item Verenigingen. Deze pagina vind je onder 'Basisdata' in de navigatie. Als je al eerder verenigingen had toegevoegd, dan krijg je de overzichtspagina zoals de afbeelding hieronder.

Voor je aan verenigingen begint, kan je best eerst alle Verenigingscategorieën en Privilegeniveaus instellen. Doe je dit niet, dan moet je dit achteraf nog instellen voor elke vereniging. Zorg dus eerst voor een goede basis en voeg daarna individuele alle verenigingen toe.

Verenigingen toevoegen

Volg volgende stappen om verenigingen toe te voegen:

• Klik onder 'Basisdata' op Verenigingen.
• Klik rechtsboven op de paarse knop 'Toevoegen'.
• Vul de naam van de vereniging in en eventueel een omschrijving.
• Nu kom je bij categorie en privilegeniveau. Die twee vul je best eerst aan onder Verenigingscategorieën en Privilegeniveaus vooraleer je verenigingen toevoegt. Als dit reeds gebeurd is, kies je de juiste categorie en het juiste niveau.
• Vul alle adres- en contactgegevens in, als ook de financiële informatie.
• Je kan eventueel nog afbeeldingen en/of documenten uploaden van deze vereniging. Doe dat door op de knop 'Voeg een bestand toe' te klikken of door je bestanden er rechtstreeks naartoe te slepen.
• Klik op 'Bewaren'. Je vereniging zal nu mee in het overzicht staan.

Verenigingen bewerken of verwijderen

Volg volgende stappen om een vereniging te bewerken of verwijderen:

• Klik onder 'Basisdata' op Verenigingen.
• Je krijgt nu het overzicht van alle verenigingen die reeds aangemaakt zijn. Zoek degene die je wil bewerken of verwijderen.
• Klik in dezelfde lijn als de vereniging op de drie bolletjes helemaal rechts. Niet die onder 'Leden', maar die in de laatste kolom.
• Kies 'Bewerken' of 'Verwijderen'. Als kiest om te verwijderen, bevestiging nadien nogmaals dat je dat wil doen.
• Als je voor bewerken hebt gekozen, kom je nu terecht op dezelfde pagina als wanneer je een nieuwe vereniging zou aanmaken. Voor meer informatie over de velden, kan je dus terecht bij het artikel Verenigingen toevoegen.
• Klik op 'Bewaren' als je alle nodige aanpassingen gemaakt hebt.

Verenigingen goedkeuren of afkeuren

Het is mogelijk dat burgers (als ze gebruikers van Flowlab zijn) zelf hun eigen vereniging toevoegen. Dan is het aan de gemeente om deze goed te keuren of af te keuren. 

Volg volgende stappen om een vereniging toegevoegd door een gebruiker goed te keuren of af te keuren:

• Klik onder 'Basisdata' op Verenigingen.
• Je krijgt nu het overzicht van alle verenigingen die reeds aangemaakt zijn. Als je er een of meerdere verenigingen zijn die moeten goedgekeurd worden, dan zal er boven het overzicht een blauwe balk staan, zoals deze hieronder. "X-aantal verenigingen wachten op goedkeuring. Bekijk verenigingen."
• Klik op 'Bekijk verenigingen'.
• Nu is er eigenlijk automatisch een filter toegevoegd, eentje die op de status 'Aangevraagd' filtert. Nu zal je dus zien dat je in het overzicht enkel de verenigingen ziet die deze status hebben.
  Nu kan je verschillende zaken doen om de vereniging goed te keuren of niet.
• Meer details: waarschijnlijk wil je eerst meer details zien die de gebruikers heeft ingegeven tijdens het opmaken van de vereniging. Daarvoor klik je op de naam van de vereniging. Nu zie je welke gegevens de gebruikers heeft ingegeven, deze kan je hier eventueel nog bewerken als dat nodig is. Meer informatie over de velden die je kan invullen, vind je onder Verenigingen toevoegen.
• Leden toevoegen: in deze fase kan het bijvoorbeeld ook handig zijn om al leden toe te voegen (als die gebruiker zijn van Flowlab).
• Goed- of afkeuren: als je genoeg informatie hebt om de vereniging goed te keuren of af te keuren, klik je nu op de drie bolletjes die naast de status 'Aangevraagd' staan. Hier krijg je de keuze 'Goedkeuren' of 'Afkeuren', klik op een van beide.
• Je zal zien dat er nu een groene balk verschijnt boven het overzicht (ook als je de vereniging afkeurt). Dit is een bevestiging dat de status van de vereniging aangepast is. Dat betekent dus ook dat je het nu niet meer ziet in het overzicht, want de filter 'Aangevraagd' staat nog steeds op.
  
  Wil je terug naar het overzicht van alle verenigingen? Klik dan op het kruisje naast 'Status' in de filterbalk. Nu krijg je weer alle verenigingen te zien met eender welke status.

Verenigingen exporteren

In het geval je een overzicht nodig hebt van de verenigingen die in het Flowlab-systeem zitten, kan je 'Exporteren als CSV' aanklikken op de verenigingenpagina. Je krijgt dan een csv-export die je kan openen met bijvoorbeeld Excel.

Verenigingen samenvoegen

Ook al proberen we zoveel mogelijk te voorkomen dat er geen dubbele verenigingen ontstaan door de burger eerst te vragen zijn verenigingen te zoeken alvorens er één aan te maken, zulke fouten kunnen helaas altijd voorkomen. We hebben daarom ook een functie toegevoegd waarbij de gemeentemedewerker gemakkelijk verenigingen kan samenvoegen. 

Klik op 'Verenigingen samenvoegen' op de verenigingenpagina om hiervan gebruik te maken.

Ook de burger kan een vereniging toevoegen: vanuit nieuwe aanvraag

Als gemeente hoef je zeker niet op voorhand alle mogelijke verenigingen toe te voegen om Flowlab goed te laten draaien. Je kan die verantwoordelijkheid ook bij de burger zelf leggen. Bij het begin van een aanvraag (ongeacht de module) wordt hem steeds gevraagd of hij in naam van zichzelf of van een vereniging een dossier wil starten. Kiest hij voor vereniging, dan krijgt hij de mogelijkheid om zijn vereniging op naam op te zoeken.

Ben je op zoek naar volgende artikels?

• Gebruikers koppelen aan groepen: vanuit de gebruiker
• Gebruikers koppelen aan groepen: vanuit de groep