Procesbibliotheek

Bij Flowlab willen we ook niet dat je telkens weer het wiel opnieuw moet uitvinden, terwijl anderen dat al gedaan hebben. Daarom hebben we de Procesbibliotheek in het leven geroepen: die zorgt ervoor dat je jouw dossierstroom kan delen met andere gemeenten of dat je zelf gebruik maakt van een dossierstroom van een andere gemeente. Het voordeel daarvan is dat je met slechts enkele aanpassingen de dossierstroom eigen maakt aan jouw gemeente, maar de basis al opgesteld is. Als die min of meer overeenkomt met jullie procedures, kan je daar heel wat tijd mee uitsparen. De data die je zelf ingeeft nadien of de gemeente heeft ingegeven in hun dossierstroom, wordt uiteraard niet gedeeld. Enkel de structuur van jouw dossierstroom zal in de procesbibliotheek staan.

Nadien zal je nog wel zelf de workflow moeten instellen, omdat dat natuurlijk eigen is aan jouw gemeente. Voor meer informatie daarover, kan je artikel Workflow opstellen bekijken.

Standaard zal je dossierstroom nooit gedeeld worden. Dit moet je steeds zelf aangeven, dus je hoeft je geen zorgen te maken dat gemeenten per ongeluk toch iets zouden zien van jouw stroom. Zonder onderstaande acties uit te voeren, is jouw dossierstroom steeds privé voor jouw gemeente.

Delen van dossierstroom

Je kan zelf jouw dossierstroom delen in de procesbibliotheek door volgende stappen te volgen:

Klik bij de naam van jouw dossierstroom in de navigatie op de drie bolletjes.
Kies 'Instellingen'.
Daar zal je bij een van de opties zien staan 'Delen met procesbibliotheek'. Vink het vakje aan.

Je krijgt nog extra velden die jouw dossierstroom meer specifiëren, zodat andere gemeenten niet moeten gokken wat je dossierstroom net doet. Onder 'Naam' en 'Omschrijving' geef je een goede uitleg van wat de stroom net inhoudt en onder 'Labels' kan je zoekwoorden ingeven die te maken hebben met jouw dossierstroom zodat andere gemeenten het sneller terug kunnen vinden. In het onderstaande hoofdstuk zie je een voorbeeldafbeelding die duidelijk maakt hoe deze velden weergeven worden in de procesbibliotheek.

Zelf de procesbibliotheek raadplegen

Natuurlijk kan je ook zelf de procesbibliotheek raadplegen en dossierstromen installeren. In het linkermenu vind je onder 'Community' de optie 'Procesbibliotheek'. Daar vind je alle dossierstromen die gedeeld zijn. Hieronder hebben we een voorbeeld gemaakt om wat meer uitleg te geven.

Hier hebben we bijvoorbeeld 3 gedeelde dossierstromen. Zoals je kan zien, de titel staat telkens bovenaan in het vak, met daaronder de gemeente, in dit geval 'Pixeocity'. Onder de gemeente zie je de omschrijving die meer informatie geeft over de dossierstroom. Je ziet ook hoeveel formulieren en vragen er inzitten.

Klik je op 'Bekijken' kan je de dossierstroom raadplegen met alle details. Je krijgt dan bovenaan de pagina de tabbladen 'Algemene info', 'Vragen', 'Formulieren' en 'Koppelingen'. Als je graag een bepaalde dossierstroom wil installeren, kan je dat aan ons laten weten, dan brengen wij dit achter de schermen in orde.