Basisconcept dossierstromen
Flowlab is opgemaakt met één onderliggende gedachte: dossierstromen aanmaken en deze afstemmen op je eigen procedures. In je navigatie zie je welke dossierstromen er zijn aan de titels in hoofdletters met drie bolletjes ernaast. Die drie bolletjes geven meer mogelijkheden om je dossierstroom in te stellen naar jouw procedures.
Basisdata
Als eerste zorgen we voor een goede basis, overkoepelend voor alle dossierstromen: je hebt basisdata nodig die ervoor zal zorgen dat je beter overzicht kan houden, zowel voor jou als voor de burger. Deze overkoepelende data maakt het je mogelijk om je procedures uitgebreid in te stellen. Het is een goed idee om eerst uitgebreid de tijd te nemen om de basisdata aan te vullen vooraleer je je dossierstromen vormgeeft. Daarentegen kan je altijd teruggaan om deze data bij aan te vullen. Ons volgend artikel gaat hier verder op in.
Vragen en formulieren
Daarna bekijken we het dossierstroomniveau: elke dossierstroom is opgebouwd uit Vragen en Formulieren die aan elkaar gekoppeld zijn. Vragen zorgen ervoor dat de burger enkel de formulieren krijgt die van toepassing zijn voor hem en zijn dossier, want het heeft geen zin om de burger alle formulieren voor te schotelen. Dat vraagt niet alleen meer tijd van de burger, maar ook de verwerking door de gemeente verloopt hierdoor vertraging op. Vaak kruipen er dan ook nog fouten of onduidelijkheden in door de burger, wat de hele procedure omslachtig maakt. Bij Flowlab hebben we daarom gekozen om een koppeling te creëren tussen formulieren en vragen. Deze vragen zijn zelfgeschreven en je kiest zelf welk formulier je aan welk mogelijk antwoord hangt. Dat doe je onder Koppelingen.
Enkele voorbeelden
Door vragen aan formulieren te koppelen, kunnen we de procedure vereenvoudigen.
- Voorbeeld voor 'Processen op maat'
Je hebt een dossierstroom opgemaakt zodat burgers openbare schade kunnen melden. Je kunt dan heel gericht de vraag stellen "welke schade wil je melden?" aan de burger, waarna je hem alle mogelijke antwoorden geeft. Elk antwoord koppel je dan aan een bepaald formulier en een ander contactpersoon. Zo komt de klacht op de gemeente meteen terecht bij de juiste dienst en de juiste persoon. - Voorbeeld voor 'Evenementen'
Je maakt vragen aan die de details van het evenement verduidelijken en zo het aantal formulieren beperkt. Je wilt bijvoorbeeld weten of de organisator muziek zal afspelen, en zo ja, hoe luid dat is. Dan koppel je het formulier voor 'hoeveel decibels' aan het antwoord "ja" van de vraag "zal er muziek worden afgespeeld?". Antwoord de organisator "nee", dan krijgt hij het formulier niet te zien.
Dossierstroom workflow
Als laatste bekijken we jouw dossierstroom op detailniveau: heb je verder alles in orde gebracht, kan je beginnen met je workflow per dossierstroom vorm te geven. De workflow is een belangrijke schakel om zoveel mogelijk zaken te kunnen automatiseren en zal dus ook verschillen per dossierstroom. We kunnen deze workflow instellen onder triggers & Acties. In de volgende artikels gaan we hier verder op in.
Delen van dossierstromen (procesbibliotheek)
Bij Flowlab willen we ook niet dat je telkens weer het wiel opnieuw moet uitvinden, terwijl anderen dat al gedaan hebben. Daarom hebben we de Procesbibliotheek in het leven geroepen: die zorgt ervoor dat je jouw dossierstroom kan delen met andere gemeenten of dat je zelf gebruik maakt van een dossierstroom van een andere gemeente. Het voordeel daarvan is dat je met slechts enkele aanpassingen de dossierstroom eigen maakt aan jouw gemeente, maar de basis al opgesteld is. Als die min of meer overeenkomt met jullie procedures, kan je daar heel wat tijd mee uitsparen. De data die je zelf ingeeft nadien of de gemeente heeft ingegeven in hun dossierstroom, wordt uiteraard niet gedeeld. Enkel de structuur van jouw dossierstroom zal in de procesbibliotheek staan.
Standaard zal je dossierstroom nooit gedeeld worden. Dit moet je steeds zelf aangeven, dus je hoeft je geen zorgen te maken dat gemeenten per ongeluk toch iets zouden zien van jouw stroom. Zonder onderstaande acties uit te voeren, is jouw dossierstroom steeds privé voor jouw gemeente.
Voor meer informatie over de Procesbibliotheek, hebben we een artikel geschreven waarin je vindt hoe je je eigen dossierstromen moet delen en hoe je de procesbibliotheek zelf kan raadplegen.
-original.png){kind=logo}
