Wat is Flowlab?

Flowlab is een digitale centrale voor het opstellen en beheren van dossierstromen in gemeenten. Zowel de aanvraag van de burger, de verwerking en de afhandeling door de gemeente gebeuren binnen het platform. Flowlab geeft de nodige flexibiliteit om zelf zaken op maat in te stellen.

Vijf modules

Flowlab bestaat uit vijf verschillende modules die apart aan te kopen zijn. We sommen ze even op.

Processen op maat

Hier kan je zelf procedures opstellen die niet binnen andere categorieën van de modules passen. We zien dat deze module vaak gebruikt wordt voor bijvoorbeeld subsidieaanvragen, klachten, meldingen, bouwaanvragen, ... Stel zelf onbeperkt je eigen procedures samen. We merken we dat het systeem zich verleent voor een groot aantal toepassingen binnen dossierstromen.

Evenementen

Volgende modules zijn specifieker, net zoals deze evenementenmodule. Flowlab is ontstaan vanuit de 'Evenementenkluis', dus deze module was een logische aanvulling. Hiermee is het mogelijk om de aanvraag van evenementen te behandelen, info-aanvragen bij derde partijen te doen, berichten te versturen naar de organisator, positief of negatief advies te laten geven, ... Er is zelfs een handige agenda die een overzicht geeft van alle opkomende en verleden evenementen.

Inname openbaar domein

Deze module heeft een koppeling naar GIPOD, wat het gemakkelijk maakt om de innames van openbaar domein aan te vragen, te verwerken en te handhaven. Het is ook mogelijk om zelf de inname in te tekenen op een gebruiksvriendelijke kaart, de data door handhaving te laten raadplegen, conflictdetectie en -resolutie te gebruiken, een systeem van adviesverlening te integreren, ... Daarnaast is ook ruimte voor integratiemogelijkheden van andere derde partijen en via een API.

Uitlenen materiaal

Als gemeente bezit je waarschijnlijk een grote stock aan materialen die je bijvoorbeeld bij evenementen wil uitlenen of losstaande daarvan. Deze module maakt het mogelijk om alle materialen te integreren, de stock en conflicten ervan bij te houden en te koppelen aan depots. Ook retributies, waarborgen en logistieke opvolging maken hier deel van uit. De burger kan dan een aanvraag doen, de gemeente verwerkt deze en de burger kan op de hoogte gehouden worden van zijn reservering.

Zaalverhuur & tickets

Bij evenementen is het vaak ook wenselijk een zaal te verhuren of tickets te verkopen. Daar komt deze module handig van pas. Het is mogelijk om de beschikbaarheid en verhuur van je zalen te regelen en tickets aan te bieden. Ook andere organisatoren in jouw gemeente kunnen hier gebruiken van maken.

Opleidingsartikels

Deze Flowlab-opleiding neemt je eerst door alle overkoepelende kwesties, zoals de basisconfiguratie: hoe de interface werkt, hoe je de gemeente opzet, wat de procesbibliotheek is, hoe je koppelingen maakt, enzovoort. Nadien hebben we voor elk van deze bovenstaande module een opleiding geschreven, wat een handige, eerste kennismaking is die laat zien hoe de workflow van die module net in elkaar zit.

Je maakt dus best eerst deze opleiding af en gaat dan door naar de opleidingsartikels onder de verschillende modules die je wil gaan gebruiken. We hebben in alle artikels ook telkens links gelegd naar onderliggende pagina's, voor als je graag meer informatie wil over een bepaald onderwerp.

Veel leerplezier!