Workflow & dossierflow
Opvolging per dossierstroom: de workflow
De workflow kan je bezien als een combinatie van een takenlijst en een checklist van een dossier. Het is een vinger-aan-de-pols per dossierstroom. Als beheerder wil je per dossier kunnen bekijken welke triggers er allemaal voorvallen binnen een dossier voor én achter de schermen.
Een trigger kan zijn:
- Een aanvrager dient een dossier in
- Een beheerder geeft een positief advies
- Een beheerder verandert de status van het dossier naar 'goedgekeurd'
- ...
Systeemtriggers en manuele triggers
Er zijn systeemtriggers en manuele triggers. Een systeemtrigger is geprogrammeerd in het systeem en speelt zich automatisch af binnenin het dossier, bijvoorbeeld 'een nieuw dossier wordt aangemaakt' of 'een status wordt gewijzigd'. Manuele triggers kunnen daarentegen zelf worden aangemaakt en moeten manueel geactiveerd worden.
Zowel voor systeem als manuele triggers kan je als beheerder kiezen welke acties je automatisch wilt uitvoeren als deze trigger zich afspeelt. Een actie is bijvoorbeeld het sturen van een e-mail, maar je kunt ook meerdere acties koppelen aan dezelfde trigger.
Een voorbeeld
Bij de trigger 'een aanvrager dient een dossier in', wil ik een e-mail sturen naar de juiste verantwoordelijke binnen de gemeente en wil ik een bevestiging sturen naar de aanvrager van het dossier. Het eerste gedeelte is de trigger en de e-mails die verstuurd worden zijn de acties.
Hoe je deze triggers & acties configureert, kan je lezen in het artikel Triggers & acties.
Opvolging per dossier: de dossierflow
Bij elk dossier kan je als beheerder een overzicht oproepen van de workflow, maar dan op dossierniveau. De 'dossierflow', die laat zien:
- welke systeemtriggers (automatisch) reeds hebben plaatsgevonden en wanneer
- welke manuele triggers reeds werden uitgevoerd en wanneer
- welke manuele acties er nog open staan die nog moeten worden uitgevoerd
Daar duid je dus zelf de manuele acties aan die je hebt uitgevoerd voor het dossier, zoals ingesteld in de workflow. Op die manier kan je overzicht houden per dossier, want je kan telkens in het oog houden welke triggers en acties reeds voorkwamen en zaken die eventueel nog moeten gebeuren binnen het dossier. Dit maakt de workflow een tastbaar gegeven.
Voor hoe en waar je dit raadpleegt, lees je het artikel Dossiers.
-original.png){kind=logo}
