Evenementen

Hier bekijken we het item Evenementen. Elke individuele evenementaanvraag heeft zijn eigen dossier. Om naar het dossieroverzicht te gaan, klik je in de linkse navigatie onder Evenementen op 'Evenementen'.

Dossieroverzicht

Je zal hier natuurlijk nog niets zien staan als er nog geen dossiers ingediend zijn. Als burgers daarentegen dossiers beginnen aanmaken, dan zal je hier een overzicht vinden van de dossiers, hun status en wanneer deze aangemaakt zijn. Om je alvast een beter beeld te geven, hebben we hieronder een afbeelding geplaatst. Je kan meer details bekijken door op de blauw-onderlijnde naam van het dossier te klikken. De naam van het dossier is de benaming die de burger geeft aan zijn evenement.

Dossierdetails

Als je klikt op de naam van het dossier, zal je worden doorverwezen naar de details. De afbeelding hieronder laat de details zien van ons evenement.

Bovenaan zie je 8 tabbladen: Algemeen, Dossierflow, Info-aanvragen, Formulieren, Berichten, Bijlagen, Rapporten en Historiek. Dit zijn de tabbladen die je krijgt bij de module 'Evenementen'. Als je bijvoorbeeld de details van een dossier uit de module 'Uitlenen' bekijkt, dan krijg je andere (relevante) tabbladen te zien.

Tabblad: Algemeen

Hier zie je alle algemene details van het dossier, zoals de naam, status, aanvrager, enzovoort. Je vindt hier alle relevante informatie over het evenement zelf.

Tabblad: Dossierflow

Onder dossierflow kan je gemakkelijk zien waar in de flow dat het dossier zich bevindt. Je kan er alle vorige gebeurtenissen en acties raadplegen, zowel manueel als automatisch. Je duidt er zelf ook aan als je bepaalde acties hebt uitgevoerd, zoals je hieronder kan zien.

De bovenste actie is al uitgevoerd. Daar kan je ook de e-mail nogmaals raadplegen. Onderste actie is niet uitgevoerd en kan nog aangeduid worden. Voor meer informatie over wat gebeurtenissen en acties net inhouden, lees je best de artikels Workflow opstellen en Gebeurtenissen & acties.

Tabblad: Info-aanvragen

Hier kunnen info-aanvragen geraadpleegd of toegevoegd worden op dossierniveau. Pas op, je kan ook info-aanvragen op formulierniveau toevoegen (zie vorige alinea). Het gemakkelijkste is natuurlijk dat je info-aanvraag zich bevindt, waar de nodige informatie zit. Als het een overkoepelende info-aanvraag is, kan je dat dus best op dossierniveau doen. Meer gedetailleerde informatie over Info-aanvragen vind je in het bijbehorend artikel.

Tabblad: Formulieren

Dit tabblad wordt ingedeeld in 'Verplichte formulieren' en 'Optionele formulieren'. Je kan van elk formulier alle details raadplegen: wat de status ervan is, de adviezen, wanneer het moet worden ingediend, enzovoort. Klik je door op de naam van een formulier, kan je nog veel meer details bekijken:

• Algemeen
  Hier zie je de effectieve antwoorden die de burger gegeven heeft op dat specifieke formulier.
• Opmerkingen
  Hier krijg je de keuze uit individuele opmerkingen of interne opmerkingen die je hier kan achterlaten. Deze gaan natuurlijk enkel over het formulier waar je je in bevindt, anders raden we aan om op dossierniveau contact op te nemen. Als je kiest voor een interne opmerking, zal enkel een interne gebruiker van Flowlab deze zien. De burger ziet de opmerking niet.
• Formulierflow
  De formulierflow kan je bekijken als dossierflow, maar dan voor het specifieke formulier. Je ziet welke acties er zijn genomen, zoals bijvoorbeeld de statusverandering van het formulier, wanneer het aangemaakt was, wanneer het goedgekeurd werd, enzovoort.
• Info-aanvragen
  Als er info-aanvragen nodig zijn over dat formulier, kan je hier een nieuwe toevoegen. De velden die je dan moet invullen, zijn hetzelfde als andere info-aanvragen. Lees daarvoor het artikel Info-aanvragen.
• Adviezen
  Een positief of negatief advies over dit formulier kan je hier ook aanmaken.
• Bijlagen
  Als het formulier bijlagen bevat of je wilt er graag toevoegen, kan je dat hier doen.
• Berichten 
  Specifieke berichten die gaan over het formulier, kunnen hier gecommuniceerd worden. Voor meer informatie over Berichten ga je naar het bijbehorend artikel.
• Historiek
  Bij Historiek kan je de geschiedenis raadplegen van het specifieke formulier.

Tabblad: Berichten

Als je graag wil communiceren over het dossier met de burger, kan je dat hier doen. Er zijn nog meer plaatsen om dit te doen, bijvoorbeeld op formulierniveau. We raden aan om berichten te sturen op de plaats waar je bericht over gaat. Is het een overkoepelende vraag? Dan doe je dat best op dossierniveau. Gaat het enkel over een formulier? Dan kan je berichten sturen op formulierniveau (zie twee alinea's terug). Beide kies je natuurlijk zelf. Meer gedetailleerde informatie over Berichten vind je in het bijbehorend artikel. 

Tabblad: Bijlagen

Als het dossier bijlagen bevat of je wilt er graag toevoegen, kan je dat hier doen. Let op: je kan bijlagen ook toevoegen op formulierniveau, als dat is wat je zoekt. Om op dossierniveau een bijlage toe te voegen, druk je hier op de knop 'Toevoegen'. Je krijgt de optie om het type bijlage te kiezen: beslissing, advies of nota. Je kan kiezen voor wie je de bijlage zichtbaar maakt.

Onder deze tab worden ook de formulieren en adviezen opgeslagen die je manueel omgezet hebt naar een PDF bestand. Bijlagen die je markeert als 'relevant voor de toekomst' worden mee overgenomen wanneer een evenement opnieuw georganiseerd wordt.

Tabblad: Rapporten

Hier kan je rapporteren exporteren. Standaard staat alle informatie aangevinkt om te exporteren, maar je kan bepaalde zaken uitvinken als je daar geen overzicht van hoeft te hebben. Klik nadien op 'Exporteren', dan zal je download starten. Standaard zal je dit bestand dan terugvinden onder 'Downloads' in jouw mappen. 

Tabblad: Historiek

Hier kan je exact bekijken welke wijzigingen zijn gebeurd aan het dossier, ook wat de burger hiermee doet. De dossierflow laat namelijk enkel alleen zien wat de gemeente doet aan het dossier, maar de historiek laat alle aanpassingen zien, ook extern.

Tabblad: Vragen

Het aanpassen van de volgorde van vragen geeft je de mogelijkheid om de logica van je evenement aan te passen. Bedenk dat de volgorde waarin de vragen worden getoond invloed kan hebben op de ervaring van de aanvragers. Denk dus zorgvuldig na over de logische volgorde van de vragen om een soepele interactie te waarborgen.

De volgorde van de vragen bewerken doe je  zo:

• Klik op de drie bolletjes naast “Evenementen" en selecteer "Vragen".
• Je wordt nu naar de "Vragen" pagina gebracht waar je een overzicht van de vragen ziet.
• Om de volgorde van de vragen te bewerken, zoek je de vraag die je naar boven wilt verplaatsen. 
• Naast elke vraag zie je drie puntjes waarmee je de volgorde kunt bewerken. Klik op de puntjes naast de vraag die je omhoog wilt verplaatsen. Houd de muisknop ingedrukt en sleep de vraag naar de gewenste positie.
• Als alle vragen op de juiste plek staan, klik je linksonder op "Opslaan" om de wijzigingen te bewaren.

Extra functionaliteiten bij evenementen

• Exporteren naar Uit in Vlaanderen
• Positief of negatief advies geven