Formulieren

Klik in de navigatie naast Evenementen op de drie bolletjes om de pagina Formulieren te krijgen.

Dit omvat alle mogelijke formulieren die nodig zijn voor evenementen en je kan natuurlijk heel wat zaken instellen. Om extra duidelijkheid te scheppen, hebben we de rechterkolom ‘Voorbeeld’ toegevoegd, maar daar hoef je niets mee te doen. Dat is enkel om je ingevoegde velden in werking te zien, net zoals de organisator het formulier te zien krijgt.

Dit onderdeel werkt hetzelfde als in onze module 'Processen op maat'. Ga naar het artikel Formulieren voor meer informatie hierover.

Alleen voor evenementen

De evenementenmodule krijgt een extra categorie: Deadlines. Vaak zijn er uiterste data waar rekening mee moet gehouden worden. Je ziet twee opties verschijnen, deze kan je instellen door ze aan te vinken. Vink niets aan als je geen deadlines wil instellen.

• Wanneer moet het formulier ingediend zijn: je krijgt drie vakken om je deadline op te stellen. Hier maak je bijvoorbeeld van: “10 - dagen - voor start evenement” moet het formulier ingediend zijn.
• Acties bij verlopen:dat zijn de acties die je wil dat het systeem neemt wanneer de deadline verloopt, de deadline die bij het eerste item hebt ingevuld. Klik op ‘Actie toevoegen’ om de keuze krijgt tussen volgende drie items.
  • E-mail: je kan automatisch een e-mail laten verzenden. Onder ‘Verstuur naar’ kies je welke categorie van gebruikers je wil dat deze e-mail ontvangt. Net zoals in een gewone e-mail vul je het onderwerp en de inhoud van de e-mail in. Onder ‘Antwoordadres’ zet je een e-mailadres waarnaar de ontvanger kan antwoorden op de e-mail.
  • Wijzig status: als de deadline verloopt, kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om de status van het formulier te veranderen naar ‘Afgekeurd’. Geef de actie eerst een naam bij ‘Actienaam’ en kies daarna de status. Deze status kan de organisator ook raadplegen op zijn dashboard.
  • Wijzig dossier: als de deadline verloopt, kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om de status van het volledige dossier te veranderen naar ‘Afgekeurd’. De vorige optie verandert enkel de status van het formulier. Geef hier ook weer eerst een naam in voor de actie en kies de juiste status. Deze status kan de organisator ook raadplegen op zijn dashboard.
• Herinneringen: het kan wenselijk zijn om actie te ondernemen ter herinnering aan het formulier. Hier krijg je dezelfde opties als die bij ‘Acties bij verlopen’. Je krijgt twee vakken om tijdsframe te bepalen. Hier maak je bijvoorbeeld van: “10 - dagen – voor verlopen deadline”.
  • E-mail: je kan automatisch een e-mail laten verzenden. Onder ‘Verstuur naar’ kies je welke categorie van gebruikers je wil dat deze e-mail ontvangt. Net zoals in een gewone e-mail vul je het onderwerp en de inhoud van de e-mail in. Onder ‘Antwoordadres’ zet je een e-mailadres waarnaar de ontvanger kan antwoorden op de e-mail.
  • Wijzig status: als de deadline verloopt, kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om de status van het formulier te veranderen naar ‘Afgekeurd’. Geef de actie eerst een naam bij ‘Actienaam’ en kies daarna de status. Deze status kan de organisator ook raadplegen op zijn dashboard.
  • Wijzig dossier: als de deadline verloopt, kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om de status van het volledige dossier te veranderen naar ‘Afgekeurd’. De vorige optie verandert enkel de status van het formulier. Geef hier ook weer eerst een naam in voor de actie en kies de juiste status. Deze status kan de organisator ook raadplegen op zijn dashboard.