Verwerking door de gemeente

Als de burger een nieuw dossier aanmaakt, zal de gemeente dit zien verschijnen in de navigatie onder 'Evenementen'. Hiervoor moet je minstens de rechten 'Dossierraadpleger' hebben. Voor meer informatie over rechten, kan je het artikel Soorten gebruikers lezen.

De verwerking van de evenementen hangt voornamelijk af van hoe alles vooraf is ingesteld. Je kan bepaalde e-mails laten uitsturen wanneer er een evenementsaanvraag wordt ingediend, je kan meteen info-aanvragen uitsturen bij bepaalde acties, enzovoort. Veel hangt dus in eerste instantie af van hoe de workflow ingesteld is. Als je deze opleiding daarom leest nadat de procedure al opgesteld is, is het vooral belangrijk dat je Gebeurtenissen & acties mee opvolgt. 

Evenement verwerken

Zoals je kan zien op onderstaande afbeelding, zal de evenementenlijst aangevuld worden op basis van welk evenement laatst werd toegevoegd. Op deze lijst kan je ook een heleboel details zien van het dossier. Om het te verwerken, kan je op de dossiernaam klikken.
 

Je zal ook het evenement zien verschijnen op de agenda, zoals je ziet op onderstaande afbeelding. Zelfs als de evenementen verlopen zijn, zoals hier het geval is, blijf je ze zien.

Info-aanvragen uitsturen

Voor sommige evenementen ga je extra informatie nodig hebben vooraleer je het dossier kan goed- of afkeuren. Daarvoor kan je info-aanvragen uitsturen (of eventueel ook automatisch uitsturen via de workflow). Dit kan zowel vanuit het evenement of losstaand daarvan. Daarentegen is het natuurlijk vaak gemakkelijker om deze meteen te koppelen aan het evenement. Lees het artikel Info-aanvragen versturen vanuit een evenement voor meer hierover.

Rapporten exporteren

Omdat we de verwerking door de gemeente zo gemakkelijk mogen willen maken, hebben we een functie toegevoegd om verschillende detailrapporten in pdf te kunnen downloaden van een evenement. Op die manier hoef je niet zaken over te schrijven of typen om fysiek informatie te verzamelen over een bepaald evenement. Het artikel Rapporten exporteren kan je hiermee voorthelpen.

Positief of negatief advies geven

Bij de individuele formulieren van elk evenement kan je een of meerdere positieve of negatieve advies geven. Je kan ook een overzicht van alle gegeven adviezen geven in de details van het evenement raadplegen. Deze adviezen kunnen deel uitmaken van de procedure die bepaalt hoe jouw gemeente haar evenementen verwerkt. Voor meer informatie hierover, raadpleeg Positief of negatief advies geven.

De burger vindt, net zoals de gemeente, deze adviezen terug in zijn evenement overzichtspagina, detailpagina en op formulierniveau, aangegeven met symbolen.

Evenement goed- of afkeuren

Als belangrijkste stap zal het evenement natuurlijk moeten worden goedgekeurd of afgekeurd. Het artikel Dossier goedkeuren of afkeuren vertelt je stap na stap hoe je dat moet doen. Afhankelijk van welke afspraken er binnen de gemeente zijn, zal dat beïnvloeden wanneer een dossier net goedgekeurd kan worden.

Exporteren naar Uit in Vlaanderen

Het is ook mogelijk om het evenementen meteen te versturen naar de website van Uit in Vlaanderen, voor de organisators die dat graag willen. Dat kan je zelfs al voor het evenement volledig is goedgekeurd. Lees het artikel Exporteren naar Uit in Vlaanderen voor meer informatie.