Dossiers

Hier bekijken we het item Dossiers binnen 'Processen op maat'. Zoals je waarschijnlijk wel weet, noemen we elke individuele aanvraag een dossier. Om naar het dossieroverzicht te gaan van een dossierstroom, klik je in de linkse navigatie onder de naam van je dossierstroom op 'Dossiers'.

Dossieroverzicht

Je zal hier natuurlijk nog niets zien staan als er nog geen dossiers ingediend zijn. Als burgers daarentegen dossiers beginnen aanmaken, dan zal je hier een overzicht vinden van de dossiers, hun status en wanneer deze aangemaakt zijn. Om je alvast een beter beeld te geven, hebben we hieronder een afbeelding geplaatst van onze zelfgemaakte dossierstroom 'Klachtmeldingen'. Je kan meer details bekijken door op de blauw-onderlijnde naam van het dossier te klikken. De naam van het dossier wordt automatisch gegenereerd.

Dossierdetails

Als je klikt op de naam van het dossier, zal je worden doorverwezen naar de details. De afbeelding hieronder laat de details zien van ons dossier.

Bovenaan zie je 5 tabbladen: Algemeen, Dossierflow, Formulieren, Info-aanvragen, Berichten. Dit zijn de tabbladen die je krijgt bij de module 'Processen op maat'. Als je bijvoorbeeld de details van een dossier uit de module 'Uitlenen' bekijkt, dan krijg je andere (relevante) tabbladen te zien.

Tabblad: Algemeen

Hier zie je alle algemene details van het dossier, zoals de naam, status, aanvrager, enzovoort. Afhankelijk van de module waar je mee werkt, zal je hier relevante informatie vinden.

Tabblad: Dossierflow

Onder dossierflow kan je gemakkelijk zien waar in de flow dat het dossier zich bevindt. Je kan er alle vorige triggers en acties raadplegen, zowel manueel als automatisch. Je duidt er zelf ook aan als je bepaalde acties hebt uitgevoerd, zoals je hieronder kan zien.

De bovenste actie is al uitgevoerd. Daar kan je ook de e-mail nogmaals raadplegen. Onderste actie is niet uitgevoerd en kan nog aangeduid worden. Voor meer informatie over wat gebeurtenissen en acties net inhouden, lees je best de artikels Workflow opstellen en Gebeurtenissen & acties.

Tabblad: Formulieren

Dit tabblad wordt ingedeeld in 'Verplichte formulieren' en 'Optionele formulieren'. Je kan van elk formulier alle details raadplegen: wat de status ervan is, de adviezen, wanneer het moet worden ingediend, enzovoort. Klik je door op de naam van een formulier, kan je nog veel meer details bekijken:

• Algemeen
  Hier zie je de effectieve antwoorden die de burger gegeven heeft op dat specifieke formulier.
• Opmerkingen
  Hier krijg je de keuze uit individuele opmerkingen of interne opmerkingen die je hier kan achterlaten. Deze gaan natuurlijk enkel over het formulier waar je je in bevindt, anders raden we aan om op dossierniveau contact op te nemen. Als je kiest voor een interne opmerking, zal enkel een interne gebruiker van Flowlab deze zien. De burger ziet de opmerking niet.
• Formulierflow
  De formulierflow kan je bekijken als dossierflow, maar dan voor het specifieke formulier. Je ziet welke acties er zijn genomen, zoals bijvoorbeeld de statusverandering van het formulier, wanneer het aangemaakt was, wanneer het goedgekeurd werd, enzovoort.
• Info-aanvragen
  Als er info-aanvragen nodig zijn over dat formulier, kan je hier een nieuwe toevoegen. De velden die je dan moet invullen, zijn hetzelfde als andere info-aanvragen. Lees daarvoor het artikel Info-aanvragen.
• Adviezen
  Een positief of negatief advies over dit formulier kan je hier ook aanmaken.
• Bijlagen
  Als het formulier bijlagen bevat of je wilt er graag toevoegen, kan je dat hier doen.
• Berichten 
  Specifieke berichten die gaan over het formulier, kunnen hier gecommuniceerd worden. Voor meer informatie over Berichten ga je naar het bijbehorend artikel.
• Historiek
  Bij Historiek kan je de geschiedenis raadplegen van het specifieke formulier.

Tabblad: Info-aanvragen

Hier kunnen info-aanvragen geraadpleegd of toegevoegd worden op dossierniveau. Pas op, je kan ook info-aanvragen op formulierniveau toevoegen (zie vorige alinea). Het gemakkelijkste is natuurlijk dat je info-aanvraag zich bevindt, waar de nodige informatie zit. Als het een overkoepelende info-aanvraag is, kan je dat dus best op dossierniveau doen. Meer gedetailleerde informatie over Info-aanvragen vind je in het bijbehorend artikel.

Tabblad: Berichten

Als je graag wil communiceren over het dossier met de burger, kan je dat hier doen. Er zijn nog meer plaatsen om dit te doen, bijvoorbeeld op formulierniveau. We raden aan om berichten te sturen op de plaats waar je bericht over gaat. Is het een overkoepelende vraag? Dan doe je dat best op dossierniveau. Gaat het enkel over een formulier? Dan kan je berichten sturen op formulierniveau (zie twee alinea's terug). Beide kies je natuurlijk zelf. Meer gedetailleerde informatie over Berichten vind je in het bijbehorend artikel.