Koppelingen

Module: Processen op maat

Hier bekijken we het item Koppelingen binnen 'Processen op maat'.

Maak eerst alle Vragen en Formulieren aan vooraleer je hieraan begint. Nadien is het de bedoeling dat je alle koppelingen tussen beide gaat maken.

Schakel

'Koppelingen' mag je heel letterlijk nemen: het is de schakel tussen de vragen en de formulieren. Vragen zorgen ervoor dat je de juiste informatie van de burger te weten komt, waarbij je een formulier kan koppelen dat optioneel of verplicht moet worden ingevuld, afhankelijk van zijn antwoord. Meer informatie over de relatie tussen koppelingen, vragen en formulieren vind je in de Flowlab-opleiding onder het hoofdstuk Basisconcept dossierstromen.

Om koppelingen van dossiers te bewerken klik je naast de naam van je dossierstroom op de drie bolletjes. Daar zal je 'Koppelingen' zien staan. Je krijgt dan ongeveer onderstaande afbeelding.

Aan de linkerkant zie je alle formulieren die je hebt opgesteld binnen deze dossierstroom. Hier moet je eerst een formulier selecteren om aan te duiden met welke vragen je eraan wil koppelen.

Verplichte/optionele formulieren

Sommige formulieren wil je automatisch laten verschijnen, ongeacht wat de burger antwoordt op de vragen. Deze kunnen dan verplicht worden ingevuld of optioneel.

Een voorbeeld

Je maakt een dossierstroom 'Meldingen' aan en wil daar sowieso, ongeacht het type melding dat de burger maakt, een verplicht formulier laten invullen met de gegevens van de contactpersoon omtrent de melding.

Of in diezelfde dossierstroom maak je een optioneel formulier aan dat je wilt dat eventueel kan worden ingevuld bij elke vraag, bijvoorbeeld, 'Wat is de reden van je melding?'. Op die manier krijgt elke aanvrager de mogelijkheid om eventueel commentaar te geven bij zijn melding.

Onderstaande afbeelding laat zien wat er in beide gevallen mogelijk is. Hier hebben we de optie 'verplicht' aangevinkt, maar je kan ook kiezen voor de 'optionele' daaronder. Hier hoef je in beide gevallen verder niets voor in te stellen.

Verplichte formulieren met voorwaarden

Als je een formulier verplicht wil maken, maar enkel in het geval de burger op een bepaalde vraag een bepaald antwoord geeft, dan kan je nog extra voorwaarden instellen.

Onderstaande afbeelding laat zien dat het formulier 'Gegevens van de aanvrager' verplicht moet worden ingevuld als er 'Nee' wordt geantwoord op de vraag 'Bent u zelf bosbeheerder?'. Zoals je kan zien, kan je in het eerste vak de vraag aanduiden, in het tweede vak "is gelijk aan (=)" of "is niet gelijk aan" en in het derde vak kan je kiezen uit een van de antwoorden die ingesteld zijn op die vraag.

In alle andere gevallen word het formulier dus niet klaargezet om verplicht in te vullen.

Optionele formulieren met voorwaarden

Ook bij optionele formulieren kan je voorwaarden stellen.

Onderstaande afbeelding laat zien dat het formulier 'Gegevens bosbeheerder' optioneel kan worden ingevuld als er 'Mede-eigenaar' wordt geantwoord op de vraag 'Duid het type bosbeheerder aan'. Zoals je kan zien, kan je in het eerste vak de vraag aanduiden, in het tweede vak "is gelijk aan (=)" of "is niet gelijk aan" en in het derde vak kan je kiezen uit een van de antwoorden die ingesteld zijn op die vraag.

In alle andere gevallen word het formulier dus niet klaargezet om eventueel in te vullen. Elk ander antwoord van die vraag of elke andere vraag, zal er dus niet voor zorgen dat het optioneel formulier verschijnt.

Voorwaarden/groepen toevoegen

Je kan gemakkelijk extra voorwaarden hangen aan een bepaald formulier. Daarvoor begrijp je best het verschil tussen wat wij 'voorwaarden' en 'groepen' noemen.

Voorwaarden

Onderstaande afbeelding laat zien in de oranje kader waar nieuwe voorwaarden onder vallen als we klikken op de knop 'Voorwaarde toevoegen'. Dit betekent dat er aan beide voorwaarden moet worden voldaan om het formulier verplicht of optioneel klaar te laten zetten. Ook hier stel je weer zoals je bij een normale voorwaarde zou doen, alles in: welke vraag en welk antwoord je hierbij verwacht.

Groepen

Bovenstaande afbeelding laat zien in de roze kader waar een nieuwe groep wordt toegevoegd als er wordt geklik op 'Groep toevoegen'. Een groep is dus een volledig nieuwe onderverdeling binnenin de koppeling. Hier kan je gebruikmaken van de 'EN/OF'-knop. Die mogelijk krijg je niet als je enkel een nieuwe voorwaarde onder de bestaande groep toevoegd.

Een voorbeeld

Soms zal het ook nodig zijn om formulier klaar te laten zetten als de burger maar aan één van twee voorwaarden voldoet (= het juiste antwoord geeft dat je hier instelt, maar slechts voor één van de twee). Dan zijn groepen gemakkelijk, want dan kan je gebruik maken van de 'EN/OF'-knop. Dan zet je beide groepen op 'OF' zodat het systeem weet dat de burger niet aan alle voorwaarden moet voldoen, maar slechts aan één. Je laat de knop op 'EN' staan als je wil dat aan alle voorwaarden moet worden voldaan.