Triggers & acties

Module: Processen op maat

Let op: op deze pagina gebruiken we nu de term 'Triggers & Acties' in plaats van 'Gebeurtenissen & Acties'.

Hier bekijken we het item triggers & acties binnen 'Processen op maat'. Hiervoor moet je het basisconcept 'workflow' goed begrijpen, lees daarvoor het artikel Workflow & dossierflow. Hier gaan we in detail in op het instellen van deze triggers & acties.

Er zijn systeemtriggers en manuele triggers. Een systeemtrigger is geprogrammeerd in het systeem en speelt zich automatisch af binnenin het dossier, bijvoorbeeld 'een nieuw dossier wordt aangemaakt' of 'een status wordt gewijzigd'. Manuele triggers kunnen daarentegen zelf worden aangemaakt en moeten manueel geactiveerd worden.

Zowel voor systeemtriggers als manuele triggers kan je als beheerder kiezen welke acties je automatisch wilt uitvoeren als deze trigger zich afspeelt. Een actie is bijvoorbeeld het sturen van een e-mail, maar je kunt ook meerdere acties koppelen aan dezelfde trigger.

Configureren van de workflow

Systeemtrigger

Bij het configureren van de workflow begin je eerst met de lijst van systeemtriggers, daarvoor kies je welke automatische acties je wil uitvoeren. Onder de knop 'Systeemtrigger beheren' vind je een lijst van alle mogelijke systeemtriggers, en kan je de gewenste triggers aanduiden en bewaren. Als je ze aanvinkt, worden ze weergegeven op jouw workflow en kan je er individuele acties voor instellen. De triggers die je niet aanduidt, zullen dan ook geen extra acties uitvoeren. Systeemtriggers zullen automatisch afspelen, en daarom zullen de acties die je er zelf aan koppelt dan ook automatisch worden uitgevoerd.

Manuele triggers

Naast de systeemtriggers, kan je ook manuele triggers aanmaken, die je dan manueel kunt activeren op het juiste moment in de flow van het dossier. Bekijk het als een taak die moet gebeuren bij elk dossier of elk formulier. Aan die manuele taak kan je dan bijvoorbeeld ook nog een automatische actie aan toevoegen.

Een voorbeeld

Je neemt contact op met de brandweer wanneer een formulier over vuurkorven werd ingevuld. Je hebt op voorhand een to-do actie aangemaakt die je afvinkt wanneer je hierover telefonisch contact hebt gehad met de brandweer. Indien gewenst kan je daar dan een automatische actie aan koppelen: wanneer ik mijn to-do afvink (telefonisch contact opnemen met de brandweer), wil ik dat er automatisch een e-mail wordt uitgestuurd naar de dienst veiligheid om hen op de hoogte te brengen.

Voordeel: je hoeft niet zelf elke keer een e-mail op te stellen naar de dienst veiligheid, in dit geval hoef je enkel je to-do aan te vinken, zodat je e-mail vanzelf vertrekt. Op deze manier koppel je een automatische actie aan een zelfgemaakte actie, die eigen is aan jouw dossierstroom.

Instellen van triggers & acties

1. Kiezen van systeemtriggers

We beginnen met eerst aan te duiden voor welke systeemtriggers we acties nodig hebben. Dat doe je door in de navigatie naar de naam van je dossierstroom te gaan, en te klikken op de drie bolletjes naast de naam. Daaronder vind je 'Triggers & acties'. Weet wel, dit moet je natuurlijk instellen voor elke dossierstroom apart, omdat elke module natuurlijk telkens om andere acties vraagt. Ook binnenin de module 'Processen op maat', waar je verschillende dossierstromen kan aanmaken, moet je voor elke dossierstroom de triggers en acties instellen (omdat ze natuurlijk zeer uiteenlopende doeleinden kunnen hebben).

Je zal, indien er al acties zijn ingesteld, een gelijkaardig overzicht zien zoals dat hiernaast. Indien er nog niets is ingesteld, zie je enkel de twee bovenstaande knoppen 'Systeemtriggers beheren' en 'Manuele trigger toevoegen'.

Je begint met het kiezen uit de lijst van systeemtriggers. Daarvoor klik je op de knop 'Systeemtriggers beheren'. Dan krijg je een overzicht waar je kan aanvinken welke je nodig hebt.

Eenmaal op de knop geklikt, krijg je een overzicht zoals hiernaast. Wij hebben hier een (beperkt) voorbeeld gegeven uit de evenementsmodule, maar alle modules werken in principe hetzelfde. Enkel de triggers kunnen natuurlijk verschillen.

Duid aan welke triggers je graag acties zou willen geven door ze aan te vinken. Deze triggers verschijnen dan allemaal onder elkaar op de 'Triggers & acties'-pagina. Achteraf kan je ook nog altijd extra triggers activeren of deactiveren door weer naar dit overzicht te gaan.

Ga naar puntje 3 hieronder om acties toe te voegen aan deze triggers.

2. Manuele trigger toevoegen

Vond je bij de systeemtriggers niet helemaal wat je zocht, of zijn er nog triggers die je wil toevoegen die specifiek zijn aan jouw gemeente of manier van werken? Dan kan je ook kiezen om manuele triggers toe te voegen. Deze moeten manueel worden geactiveerd, maar zoals uitgelegd in het opleidingsartikel kunnen deze triggers na manuele activatie ook automatische acties uitvoeren. Die stel je in de volgende stap in.

Eerst voegen we manuele triggers toe. Dat doe je door op de triggers & acties-pagina (zie eerste afbeelding) te klikken op de knop 'Manuele trigger toevoegen', te vinden rechts bovenaan. Dan krijg je onderstaand scherm.

Hier verduidelijk je hoe je de trigger wil noemen. Zorg ervoor ervoor dat die benaming niet dubbelzinnig is, zodat je collega's duidelijk weten wanneer ze deze moeten activeren. Klik nadien op 'Bewaren', je zal zien dat je nu, net zoals bij de systeemtriggers, de mogelijkheid krijgt om acties toe te voegen in de overzichtspagina.

3. Acties toevoegen

Als laatste voegen we de effectieve acties toe: wat wil je dat er net gebeurt bij deze trigger? Klik bij de bijhorende trigger die je een actie wilt geven door te klikken op 'Actie toevoegen'. Je krijgt onderstaand scherm. Er zijn verschillende soorten acties die je kan toevoegen, we bespreken ze hieronder.

To-do: een to-do is een eenvoudige actie die je enkel de mogelijkheid geeft om met een vinkje aan te duiden of er voldaan is aan de actie. Vaak zal dit een herinnering zijn van een manuele actie die op een bepaald moment moet gebeuren.
E-mail: je kan automatisch een e-mail laten verzenden. Je geeft een actienaam in, welke personen je deze e-mail graag naar wil versturen (bijvoorbeeld, de indiener van het dossier), je geeft een 'antwoord e-mailadres' in, waar je ontvangers naar kunnen sturen als ze vragen of opmerkingen hebben, en je vult het onderwerp van de e-mail en je boodschap in. Bij de inhoud en het onderwerp kan je gebruik maken van Dynamische velden.
Nadien kies je of je wil dat de actie afspeelt na een manuele actie (een actie die je zelf instelt) of automatisch.

Bij een e-mail kan je voortaan ook een bestand toevoegen dat vanuit Flowlab gegenereerd wordt. Je kan hier telkens kiezen uit de relevante documentsjablonen van de module in kwestie. Zo kan je in de Uitleenmodule een leverbon meesturen met een mailtje naar de logistieke dienst bij het goedkeuren van een dossier bv. Of zo stuur je vanuit de Evenementenmodule ook een overzichtsrapport van het dossier mee naar de beheerder zodra er een dossier wordt ingediend.

Wijzig dossier: hiermee kan je automatisch de status laten aanpassen, bijvoorbeeld wanneer er negatief advies gegeven is over het dossier.
Klik je op 'Wijzig dossier' dan zal je een nieuw venster krijgen waar je alle details kan invullen. Geef de actie een actienaam en kies naar welke status het dossier moet veranderd worden.
Nadien kies je of je wil dat de actie afspeelt na een manuele actie, automatisch of automatisch op de vervaldag. Kies je het laatste, dan kan je deze vervaldatum extra instellen. Bijvoorbeeld 30 dagen/uren/maanden na/voor indiening/toevoeging van het dossier.
Info-aanvraag (enkel voor de module Evenementen): hier is mogelijk een info-aanvraag te versturen vanuit de workflow. We hebben een apart artikel over Info-aanvragen voor meer informatie.
Toewijzen: wijs automatisch een gebruiker toe aan dit dossier. Gemakkelijk om te gebruiken wanneer er bepaalde problemen opduiken en je de juiste persoon hier meteen aan wil koppelen.
Document toevoegen: als je graag een document wilt laten toevoegen onder het tabblad 'Bijlages' van het desbetreffende dossier, dan kan je dat met deze actie doen.

Voorwaarden aan acties toevoegen

Om je nog meer mogelijkheden te geven, hebben we het ook mogelijk gemaakt om voorwaarden aan elk type actie toe te voegen. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen dat de actie enkel mag worden uitgevoerd als bijvoorbeeld de status geannuleerd wordt door de gebruiker, een dossier negatief advies krijgt of zelfs een bepaald antwoord op een basisvraag heeft gegeven ... Er zijn tal van mogelijkheden, dus we raden je aan deze vooral eerst eens te bekijken zodat je een duidelijk overzicht hebt van wat je allemaal als voorwaarde kunt stellen.

Bij het instellen van voorwaarden voor verschillende situaties is het belangrijk om te begrijpen hoe de logica van "EN" en "OF" werkt. Deze twee bepalen hoe de voorwaarden moeten worden geïnterpreteerd. Hier leggen we uit wanneer je voor "EN" of "OF" moet kiezen en wat het verschil is tussen deze twee opties.

Wanneer je kiest voor "EN," betekent dit dat alle opgegeven voorwaarden moeten worden vervuld voordat een actie wordt ondernomen.

Wanneer je kiest voor "OF," betekent dit dat slechts aan één van de opgegeven voorwaarden hoeft te worden voldaan om de actie uit te voeren.

Je vindt het voorwaarden-tabblad bovenaan de pagina tijdens het opzetten van een nieuwe actie (kies daarvoor eerst het type actie) of het bewerken van een bestaande actie.

Acties van plaats veranderen

Je kan achteraf ook alle acties van plaats veranderen door met je muis op de drie bolletjes voor de actienaam te gaan staan. Er verschijnt een muisaanwijzer met vier pijltjes, daarmee kan je de actie verslepen door de muis ingedrukt te houden. Laat los wanneer de actie op de juiste plaats belandt.

Acties of triggers bewerken/verwijderen

Je kan achteraf ook nog gemakkelijk acties of triggers bewerken/verwijderen als je iets verkeerd gedaan hebt.

Met de prullenbak in de blauwe cirkel verwijder je de volledige trigger, met daarbij ook de acties die je hebt ingesteld.

Met de iconen in de oranje cirkel kan je reeds ingestelde acties bewerken (potloodje) of verwijderen (prullenbak). Hier verander je niets mee op triggerniveau.