Opzetten van dossierstromen

Voor je goed en wel kan starten met 'Processen op maat', moet je eerst nog zelf een dossierstroom aanmaken. Bij de andere modules gebeurt dit automatisch, maar bij deze module kies je zelf de naam en het doel van jouw dossierstroom, dus hebben we eerst jouw input nodig. Om te leren hoe je een nieuwe dossierstroom aanmaakt binnen 'Processen op maat', lees je het artikel Nieuwe dossierstroom aanmaken.

Opmerking

Niet iedereen kan zomaar een nieuwe dossierstroom aanmaken. Daarvoor moet je beheerder zijn van de module 'Processen op maat'. Meer informatie over de verschillende rollen binnen Flowlab, vind je onder het artikel Soorten gebruikers.

Ik heb al een dossierstroom toegevoegd, maar er is nog niets ingesteld

Je hebt al een dossierstroom aangemaakt of er is voor jou al een dossierstroom aangemaakt? Je wilt natuurlijk eerst de deze dossierstroom grondig opzetten vooraleer je burgers loslaat op je platform. Daarvoor kan je best volgende stappen uitvoeren in deze volgorde:

1. Overkoepelende basisdata invoeren

In het artikel Basisconfiguratie Flowlab zijn we door alle basisdata gegaan. Deze is niet gebonden aan de uitleenmodule, vandaar dat we spreken over overkoepelend. Deze data maak je eerst in orde. Krijg je het toch niet helemaal voor elkaar met enkel de opleidingsartikels, kan je ook eens een kijkje nemen bij de helpcenterartikels van Basisdata, daar gaan we specifieker in op de functies om bepaalde zaken uit te voeren, of kan je de Checklist doorlopen. Daarnaast is het ook geen ramp als je data nog niet op punt staat, je kan altijd extra basisdata invoeren.

2. Dossierstroom instellen

Daarna ga je specifiek de dossierstroom instellen, zoals de vragen & formulieren die de burger te zien krijgt en de dossierflow opmaken. Zoals uitgelegd in de Flowlab-opleiding vergemakkelijken we hiermee de aanvraag én de verwerking. De burger zal op basis van jouw geschreven vragen, dankzij jouw koppelingen, bepaalde formulieren voorhanden krijg die door jou opgesteld zijn. Je hebt hier dus ook de volledige procedure in handen.

Onze checklist neemt je volledig doorheen het proces, zodat je chronologisch de juiste stappen kunt instellen om een functionerende dossierstroom als resultaat te krijgen.

naar de checklist

3. Testen

Het is een goed idee om elke module die je aanmaakt zelf eens te testen. Ook terwijl je bezig bent, kan je dat een keer doen, om een beter zicht te krijgen hoe het in elkaar steekt en hoe de burger het zal waarnemen.

Tip

Als je graag zelf eens als burger door je nieuwe aanvraag gaat - dan wel met je persoonlijk e-mailadres zodat je effectief burger bent - kan je dat gerust doen. Log uit en maak een gewoon een nieuw account aan op de inlogpagina van Flowlab. Je kan ook ingelogd blijven terwijl je test als burger door een van de twee profielen in te loggen via een incognitovenster, zo kan je sneller aanpassingen maken. Dit incognitovenster zorgt ervoor dat je browser niet weet dat je met twee profielen tegelijk ingelogd bent.

Er is voor mij al een dossierstroom toegevoegd en ingesteld, ik wil enkel de dossiers beheren

Dan is het waarschijnlijk interessant voor jou om het artikel Dossiers te lezen binnen 'Processen op maat'. Hier krijg je een overzicht van wat er allemaal mogelijk is binnen dossierbeheer.

Toch meer info nodig? Ga naar de helpcenterartikels