Wat houdt de module 'Processen op maat' in?

In Flowlab kan je gebruik maken van verschillende modules die dicht aanleunen bij het doel waarvoor je het wil gebruiken. Bij 'Processen op maat' is dat anders: hier vertrek je vanuit de procedures die je wil opstellen. Hier stel je zelf procedures op die niet binnen de andere modules passen. We zien dat deze module vaak gebruikt wordt voor bijvoorbeeld subsidieaanvragen, klachten, meldingen, bouwaanvragen, ... Het systeem verleent zich voor een groot aantal toepassingen binnen dossierstromen.

Processen

Processen zijn de kern van het automatiseringsproces, in onze software noemen we dit ‘dossierstromen’. Een proces kan elke procedure zijn die je digitaal wil kunnen uitvoeren en beheren. We hebben een apart artikel dat dieper ingaat op het Basisconcept dossierstromen. In het kort: je begint met een aantal basisvragen die je dan koppelt aan formulieren die de burger moet invullen. Het grootste voordeel voor de gemeente zit natuurlijk bij de efficiënte dataverzameling. Daarvoor moet het proces natuurlijk eerst goed worden ingesteld, zodat het doet wat je ermee wil doen. Hiermee kan je dan allerlei soorten dataverwerking mogelijk maken.

Burgeraanvragen

Eenmaal de processen goed zijn ingesteld, kan de burger beginnen met aanvragen doen. Zijn eigen aanvragen zal hij zien verschijnen op zijn dashboard, zoals op onderstaande afbeelding. Afhankelijk van welke dossiers de gemeente heeft, zal hij een overzicht zien in zijn navigatie onder 'Dossiers'. De burger kan ook verenigingen aanmaken onder 'Basisdata'. Deze data staat rechtstreeks verbonden met de gemeente, die gemeente dan nog eerst moet goedkeuren of valideren vooraleer die geïntegreerd wordt.

Verwerking

De burgeraanvragen komen bij de gemeente binnen bij de personen die de juiste rechten daarvoor hebben binnen de dossierstroom. Voor meer informatie daarover, hebben we een artikel geschreven over de Soorten gebruikers. Nieuwe aanvragen zal de dossierbeheerder zien verschijnen onder de naam van het dossier in de navigatie, en dan 'Dossiers'. Daar krijg je een dossieroverzicht. De nieuwste dossiers zullen steeds bovenaan komen te staan, zoals je hieronder op de afbeelding kan zien in ons voorbeelddossier 'Kapmachtiging'. Afhankelijk van hoe het dossier in gesteld, zal de gemeentemedewerker hier het dossier kunnen verwerken en afhandelen.