Instellingen

Klik in de navigatie naast Uitlenen op de drie bolletjes om de pagina Instellingen te krijgen.

Algemeen

Formaat volgnummer: dit formaat maakt de referentie van de dossiernummers op. De velden die je kan gebruiken om het formaat op te stellen, zijn jaar, maand, dag en nummer. Wil je bijvoorbeeld 2020-12-24-1 als referentie, dan zal dat er zo uitzien: %year%-%month%-%day%-%number%
Standaard deelnemers reacties: deze optie vinden we zowel op berichtniveau als op dossierstroomniveau terug - dat betekent dat als er een conversatie gestart wordt binnenin de dossierstroom 'Uitlenen materiaal' deze personen standaard een melding krijgen om op de hoogte te blijven.

Maximumwaarde waarborg per aanvraag: soms is het wenselijk om een maximum waarborg in te stellen per aanvraag, zodat een persoon enkel het maximumbedrag moet voorleggen als waarborg. Wil je dit liever niet, en heb je liever dat de waarborg blijft optellen? Dan laat je dat vak gewoon leeg.
Toon stock: als je wil dat de stock getoond wordt telkens een aanvrager een dossier indient, dan vink je dit vakje aan.
Limiteer aantal materialen: als je wil dat de aanvrager niet meer materiaal kan uitlenen dan beschikbaar is in stock, dan vink je dit vakje aan.
Burger kan een dossier annuleren: soms is het gemakkelijk dat een burger zijn eigen dossier kan annuleren. In dat geval vink je deze optie aan. Om een voorbeeld te bekijken van hoe de burger dit dan te zien krijgt, ga je naar de veelgestelde vraag Kan een burger een dossier annuleren?

Basistransportkost per levering: in sommige gevallen is het goed om een basiskost aan te rekenen dat elke levering kost. Laat dit leeg in het geval je bijvoorbeeld enkel met transportkostregels wil werken.
Transportkostregels: hier ga je specifieker de transportkost laten berekenen. Klik op 'Regel toevoegen' om een eerste voorwaarde in te stellen.

Je krijgt een nieuwe kader met 'Leverkost' en 'Voorwaarden', dat spreekt voor zich. Is er bijvoorbeeld een gemeente waar je wel naar levert, maar enkel tegen een specifieke leverkost? Dan vul je de kost in in het eerste vak en voeg je een voorwaarde toe. Nadien kan je in het eerste extra vak kiezen welk onderwerp jouw voorwaarde toe behoort, in dit geval 'Levering: postcode'. Kies in het volgende vak dat verschijnt "=" en in het laatste vak typ je dan de postcode van die gemeente.

Je kan extra groepen of voorwaarden toevoegen en je kan met de EN/OF-knop aanduiden waar aan voldaan moet worden.

Voorwaarde toevoegen: als je een voorwaarde toevoegt, doe je dat enkel binnen een groep. Er verschijnt geen nieuwe EN/OF-knop, dus alle voorwaarden vallen onder de instelling van die knop.
Groep toevoegen: een nieuwe groep geeft de mogelijkheid om voorwaarden apart te houden, zodat je de EN/OF-knop kan instellen een of meerdere aparte voorwaarden. Je kan zowel meerdere voorwaarden, als meerdere aparte groepen hebben.
EN/OF-knop: natuurlijk moet je ook goed weten wat je daarmee moet doen. Bovenstaande afbeelding hebben we een voorbeeld opgemaakt. We willen een leverkost van €10 geven aan uitleenaanvragen die geleverd moeten worden in de gemeente Arendonk (postcode 2370) én als evenementscategorie een party/fuif of festival zijn. Bovenste knop hebben we op 'EN' gezet, die overkoepelend is voor zowel de eerste voorwaarde als de groep eronder. In de groep eronder kozen we 'OF', omdat we slechts één van de twee categorieën als voorwaarde willen (party/fuif of festival).

Regel toevoegen: als je meer dan één regel nodig hebt voor je leverkosten, kan je hier extra regels mee toevoegen. Je krijgt dan een volledig nieuw vak waar je weer van nul begint om je voorwaarden in te stellen. Deze nieuwe regel wordt dus ook niet in relatie gebracht met de eerste, iedere regel staat op zich.

Wanneer moet de uitleenaanvraag ingediend zijn: vink dit vakje aan als je graag een uiterste deadline wil instellen waarop de aanvraag moet ingediend zijn voor de leverdatum. Bekijk het als de minimumtijd die je nodig hebt om de uitleenaanvraag in orde te maken. In het eerste vak typ of selecteer je het cijfer, in het tweede vak kies je of je uren, dagen of maanden op voorhand wil.
- Acties bij verlopen: hier kan je een e-mail laten sturen wanneer de deadline verloopt. Klik op 'Actie toevoegen' en volg de stappen. Lees meer over het invullen van Acties.
- Herinneringen: hier kan je reminders via e-mail laten sturen wanneer de deadline in de buurt komt. Stel hier ook weer eerst in vanaf wanneer je de herinnering wil laten uitvoeren, bijvoorbeeld "5 dagen voor verlopen deadline". Klik op 'Actie toevoegen' en volg de stappen. Lees meer over het invullen van Acties.
Wanneer moet de uitleenaanvraag goedgekeurd zijn: de invulvakken zijn hetzelfde als de bovenstaande vraag, alleen hier gaat het om de goedkeuring van de uitleenaanvraag. Klik eenmaal ingevuld zoals gewenst op 'Bewaren' om alle instellingen door te voeren.

Voor meer informatie hierover, ga naar het artikel Procesbibliotheek.