Uitleenaanvragen

Hier bekijken we het item Uitleenaanvragen. Elke uitleenaanvraag die een burger maakt, wordt een dossier. Om naar het dossieroverzicht te gaan van Uitlenen materiaal, klik je in de linkse navigatie onder Uitleen op 'Uitleenaanvragen'.

Dossieroverzicht

Je zal hier natuurlijk nog niets zien staan als er nog geen dossiers ingediend zijn. Als burgers daarentegen dossiers beginnen aanmaken, dan zal je hier een overzicht vinden van de dossiers, hun status en wanneer deze aangemaakt zijn. Om je alvast een beter beeld te geven, hebben we hieronder een afbeelding geplaatst van ons dossieroverzicht. Je kan meer details bekijken door op de blauw-onderlijnde naam van het dossier te klikken. De naam van het dossier wordt automatisch gegenereerd.

Dossierdetails

Als je klikt op de naam van het dossier, zal je worden doorverwezen naar de details. De afbeelding hieronder laat de details zien van ons dossier.

Bovenaan zie je 8 tabbladen: Algemeen, Materiaallijst, Transacties, Gepresteerde uren, Dossierflow, Info-aanvragen, Berichten en Historiek. Dit zijn de tabbladen die je krijgt bij de module 'Uitlenen materiaal'. Als je bijvoorbeeld de details van een dossier uit de module 'Evenementen' bekijkt, dan krijg je andere (relevante) tabbladen te zien.

Tabblad: Algemeen

Hier zie je alle algemene details van het dossier, zoals de naam, status, aanvrager, enzovoort. Je vindt hier alle relevante informatie over de uitleenaanvraag zelf.

Tabblad: Materiaallijst

Dit geeft een overzicht van alle materialen die de burger heeft aangevraagd. Hier kan je als gemeente eventueel ook materialen reserveren. Er bestaat een apart artikel over Materiaal reserveren voor meer details hierover.

Tabblad: Transacties

Hier krijg je een overzicht van alle transacties die de burger moet maken of al gemaakt heeft. Afhankelijk van de status kan je zien of er al voldaan is aan het bedrag of niet. Lees hier het artikel Transacties beheren voor meer informatie.

Tabblad: Gepresteerde uren

Hier kan je indien nodig gepresteerde uren toevoegen. Er bestaat een apart artikel over Gepresteerde uren toevoegen voor meer details hierover.

Tabblad: Dossierflow

Onder dossierflow kan je gemakkelijk zien waar in de flow dat het dossier zich bevindt. Je kan er alle vorige gebeurtenissen en acties raadplegen, zowel manueel als automatisch. Je duidt er zelf ook aan als je bepaalde acties hebt uitgevoerd, zoals je hieronder kan zien.

Tabblad: Info-aanvragen

Hier kunnen info-aanvragen geraadpleegd of toegevoegd worden op dossierniveau. Pas op, je kan ook info-aanvragen op formulierniveau toevoegen (zie vorige alinea). Het gemakkelijkste is natuurlijk dat je info-aanvraag zich bevindt, waar de nodige informatie zit. Als het een overkoepelende info-aanvraag is, kan je dat dus best op dossierniveau doen. Meer gedetailleerde informatie over Info-aanvragen vind je in het bijbehorend artikel.

Tabblad: Berichten

Als je graag wil communiceren over het dossier met de burger, kan je dat hier doen. Er zijn nog meer plaatsen om dit te doen, bijvoorbeeld op formulierniveau. We raden aan om berichten te sturen op de plaats waar je bericht over gaat. Is het een overkoepelende vraag? Dan doe je dat best op dossierniveau. Gaat het enkel over een formulier? Dan kan je berichten sturen op formulierniveau (zie twee alinea's terug). Beide kies je natuurlijk zelf. Meer gedetailleerde informatie over Berichten vind je in het bijbehorend artikel.

Tabblad: Historiek

Hier kan je exact bekijken welke wijzigingen zijn gebeurd aan het dossier, ook wat de burger hiermee doet. De dossierflow laat namelijk enkel alleen zien wat de gemeente doet aan het dossier, maar de historiek laat alle aanpassingen zien, ook extern.

Mogelijke acties bij uitleenaanvragen

• Materiaal reserveren
• Downloads voor logistieke verwerking
• Status van transacties veranderen
• Transacties beheren
• Gepresteerde uren toevoegen