Aanvraag door de burger

Als de uitleenmodule volledig opgesteld is, kan de burger via Flowlab gemakkelijk een uitleenaanvraag doen zonder dat hij het platform moet verlaten. Hij kan als eigen persoon een nieuw dossier starten of hij kan de aanvraag koppelen aan een evenement en/of vereniging.

De gemeente zelf kan ook een nieuwe aanvraag starten, in het geval dat de burger dit niet kan of dat niet wenselijk is.

Registratie

De burger zal zichzelf eerst moeten registreren op het Flowlabplatform van jouw gemeente om toegang te krijgen. Hoe dat juist in elkaar zit, kan je nalezen in het artikel Profiel aanmaken. Daar wordt in detail uitgelegd welke opties de burger heeft om een zijn gegevens te registeren.
 

Dossier aanmaken

Als het profiel van de burger in orde is, kan hij zich aanmelden door zijn e-mailadres en wachtwoord in te geven op de inlogpagina. Om een dossier aan te maken, kan hij in zijn navigatie de paarse knop 'Toevoegen' - 'Uitlenen' gebruiken, of in zijn dashboard klikken op 'Nieuwe aanvraag' bij 'Mijn uitleenaanvragen'. Hij krijgt dan een nieuwe pagina waar volgende stappen bovenaan te zien zijn:

1. Algemeen

Hier worden de algemene gegevens verzameld. Men kan aanduiden of de aanvraag moet gekoppeld worden aan een evenement. Als hij 'ja' kiest, krijgt hij de keuze uit de evenementen die hij organiseert, zorg er dus voor dat het evenement dat hij wil organiseren al eerder ingegeven is. Als de burger kiest om er geen evenement aan te koppelen, dan zal hij zijn aanvraag een titel moeten geven en een duidelijke omschrijving waarom hij het materiaal wil ontlenen. Ook een start- en einddatum vult hij in deze fase in.

2. Vereniging of particulier

In deze fase maakt de burger duidelijk of hij de uitleenaanvraag als particulier wil doen of in naam van een vereniging. In het geval hij voor 'vereniging' kiest, zal hij een overzicht krijgen van de bestaande verenigingen in de gemeente. Als de vereniging nog niet in het systeem staat, krijgt de burger hier de mogelijkheid om zijn vereniging toe te voegen.

3. Contactpersoon

Elke uitleenaanvraag moet een duidelijke contactpersoon hebben waartussen de communicatie zal verlopen. Hij vult hier alle contactgegevens in om verder te gaan naar de volgende stap.

4. Materialen

In deze fase duidt de burger aan welke materialen hij wil uitlenen. Hij krijgt hier de materialen te zien die ingegeven zijn door de gemeente, met de kosten en beschikbaarheid bij. Hij duidt aan hoeveel stuks hij wil van welke materialen.

5. Logistiek

Bij 'logistiek' kan men kiezen om de aanvraag af te halen of te laten leveren. Dit hangt wel af van zijn materiaalkeuze, als hij bijvoorbeeld gekozen heeft voor materialen die enkel maar af te halen zijn.

6. Bevestig

In de laatste fase krijgt de burger nog een duidelijk overzicht en kan hij eventueel zaken aanpassen als die niet kloppen. Hij bevestigt hierna zijn aanvraag.

De burger heeft nu een nieuw dossier aangemaakt. Om hier als burger terug naartoe te gaan, ga je in de navigatie naar "Uitlenen materiaal". Zijn dossiers staan daar verzameld en hij zal dit ook op zijn dashboard zien verschijnen.