Verwerking door de gemeente

Als de burger een nieuw dossier aanmaakt, zal de gemeente dit zien verschijnen in de navigatie onder 'Uitlenen materiaal'. Hiervoor moet je minstens de rechten 'Dossierraadpleger' hebben. Voor meer informatie over rechten, kan je het artikel Soorten gebruikers lezen.

De verwerking van de uitleenaanvragen hangt voornamelijk af van hoe alles vooraf is ingesteld. Je kan bepaalde materialen bijvoorbeeld automatisch laten reserveren als ze aangevraagd worden, enkel levering toestaan op specifieke materialen, enzovoort. Veel hangt dus in eerste instantie af van hoe de workflow, de materialen en de depots ingesteld zijn. Als je deze opleiding daarom leest nadat de procedure al opgesteld is, kan je best eerst navragen bij de verantwoordelijke of er specifieke zaken zijn die anders lopen.

Materialen reserveren

Als eerste kan je best de materialen voor de burger reserveren in het geval dat niet automatisch gebeurt. Het artikel Materiaal reserveren kan je daarbij helpen als je eenmaal zo ver bent. Eenmaal je die actie uitvoert, zal de stock van het materiaal aangepast worden, zodat de burger sowieso aanspraak kan doen op (een deel van) zijn uitleenaanvraag. De burger kan dit ook in zijn overzicht zien wanneer de status naar 'Goedgekeurd' wijzigt = zijn materialen zijn gereserveerd.

Downloads binnenhalen

Vaak ga je nood hebben aan bepaalde downloads die je de verwerking gemakkelijker maken. Je kan de leverbon, ophaalbon of overzicht van de aanvraag downloaden als pdf vanuit Flowlab. Hoe je dat doet, vind je in het artikel Downloads voor logistieke verwerking. 

Gepresteerde uren toevoegen

In het geval het nodig is om gepresteerde uren toe te voegen, kan je in het artikel Gepresteerde uren toevoegen lezen hoe je dat doet. Ook hier hangt het ervan af wat er net besproken is binnen jouw gemeente.

Transactiestatus updaten

De burger gaat heel vaak geld (of waarborg) moeten overmaken naar de gemeente. Eenmaal die binnen is, kan je best de transactiestatus updaten. Ook dat kan de burger zien vanuit zijn overzicht. Je kan ook nog nieuwe transacties toevoegen of huidige bewerken in het geval dat nodig zou zijn. Het artikel Status van transacties veranderen gaat hier in detail op verder.

Dossier goed- of afkeuren

Als belangrijkste stap zal het dossier natuurlijk moeten worden goedgekeurd of afgekeurd. Het artikel Dossier goedkeuren of afkeuren vertelt je stap na stap hoe je dat moet doen. Afhankelijk van welke afspraken er binnen de gemeente zijn, zal dat beïnvloeden wanneer een dossier net goedgekeurd kan worden.