Openingssjablonen
Deze pagina vind je door in de navigatie bij 'Zaalverhuur' te klikken op de drie bolletjes. Kies dan 'Openingssjablonen'.
Met openingssjablonen vermijd je extra werk: in plaats van dat je telkens bij elke zone apart zou moeten instellen welke openingsuren er zijn, heb je de mogelijkheid om aan te duiden dat je een sjabloon overneemt, dat reeds ingestelde openingsuren heeft. Dat vergemakkelijkt het proces, in het geval er verschillende zones zijn (binnen bepaalde ruimtes) die dezelfde openingsuren hebben.
Hier rechts laten we zien welke opties je krijgt als je een zone aanmaakt of bewerkt. In het derde tabblad 'Opening verhuur' krijg je de mogelijkheid om de openingsuren manueel in te geven door 'Op maat' te kiezen, of werk je met een 'Sjabloon', door het bolletje daar aan te klikken.
Alle openingssjablonen die je reeds hebt aangemaakt, zal je dan ook zien verschijnen in het drop-down menu dat je daaronder ziet staan. Daar kies je het juiste sjabloon, aan de hand van de naam. Zorg er dus voor dat de benamingen die je jouw openingssjablonen geeft, zeker duidelijk genoeg zijn.
Hiernaast zie je dat we op voorhand het openingssjabloon 'Squash overdag' hebben aangemaakt op de pagina 'Openingssjablonen'. Deze hebben we dan in de zone van de vorige afbeelding aangeduid.
Tip
Zorg er dus voor dat je eerst openingssjablonen aanmaakt vooraleer je specifieke zones aanmaakt. Natuurlijk is het niet erg als dat niet het geval is, want je kan achteraf nog steeds elke zone en ruimte aanpassen.
Als je zo efficiënt mogelijk alles wil instellen op volgorde, neem je onze Checklist erbij.
Nieuw openingssjabloon aanmaken
Klik rechtsboven op de paarse knop 'Toevoegen'. Je hoeft niet veel in te stellen, enkel de benaming voor het sjabloon en de effectieve openingsuren. Zorg ervoor dat je naam duidelijk is, want die ga je later opnieuw aanduiden wanneer je ruimtes en zones aanmaakt.
Openingsuren voeg je gemakkelijk toe door in het tabblad onder de juiste dag te klikken op 'Uren toevoegen'. Heb je bijvoorbeeld een middagpauze waar niets verhuurd kan worden, voeg je twee verschillende uren toe: van 9u tot 12u en van 13u tot 17u bijvoorbeeld.
Uitzonderlijke openingsuren
Heb je specifieke uitzonderingen? Die kan je onderaan de pagina toevoegen of je kan deze in een apart Excelbestand toevoegen - dat kan eventueel een snellere oplossing zijn en dan heb je de mogelijkheid om deze ineens toe te passen voor meerdere openingssjablonen. Lees hieronder het hoofdstuk 'Optie: uitzonderingen importeren' voor meer informatie.
Klik onderaan de pagina op 'Uitzondering toevoegen', duid de datum aan in de datumkiezer en geef eventueel een duidelijke omschrijving. Je kan zowel volledige sluitingsdagen ingeven als ook de bestaande openingsuren op een bepaalde dag 'beperken'.
Om een volledige sluitingsdag in te geven voeg je een uitzondering toe en vul je de datum en omschrijving in:
Om de openingsuren op een welbepaalde dag te 'beperken' voeg je een uitzondering toe, vul je de datum en omschrijving in én duid je aan 'Gebruik specifieke sluitingsuren'. In het voorbeeld hieronder was de zaal open van 10u tot 22u maar op 8/7/2022 was de zaal uitzonderlijk om 20u al dicht.
Openingssjabloon bewerken of verwijderen
Openingssjablonen kan je gemakkelijk verwijderen of bewerken door op de overzichtspagina op de drie bolletjes te klikken naast de naam van het openingssjabloon dat je wil aanpassen of verwijderen. Kies 'Bewerken' of 'Verwijderen', in het geval van 'Verwijderen' bevestig je nogmaals.
Optie: uitzonderingen importeren
Soms heb je speciale openingsuren (zij het gesloten of open) die je in meerdere sjablonen moet ingegeven, of sterk op elkaar lijken. Om je het extra werk uit te sparen, hebben we het ook mogelijk gemaakt om een Excelbestand te importeren dat de uitzonderingen automatisch toepast bij de geselecteerde openingssjablonen.
Je kan deze functie vinden onder de pagina 'Openingssjablonen' van Zaalverhuur. Nadien klik je op de knop 'Opties' rechtsboven. Je krijgt dan volgend beeld te zien.
Eenmaal je daarop geklikt heb, download je het Excelbestand dat je kan vinden onder stap 1. Open het en sla het voor de zekerheid even lokaal op, bijvoorbeeld op je bureaublad. Pas daarbij niet het bestandstype aan, behoud dat als '.csv'. Eenmaal opgeslagen kan je het bestand naar wens aanpassen en nadien importeren.
Belangrijk is dat je tijdens het aanpassen van het bestand niets aanpast in de eerste rij, dat zijn de benamingen van de kolommen. Die zijn niet alleen handig voor jou (zodat je weet wat je moet invullen), maar zijn nodig om de juiste data op de juiste plaats te krijgen bij de import.
Data input
We overlopen de kolommen, zodat je welke data waar moet komen:
- Datum
Hier vul je de datum die een uitzonderlijke opening of sluiting heeft, in dezelfde format zoals gegeven staat, DD/MM/YYYY. - Open
In deze kolom duid je aan of het gaat over een opening (1) of een sluiting (0). Elk ander getal of woord dat je hier zou invullen, komt niet door tijdens de import. - Start_tijd & eind_tijd
Zoals je kan zien in het voorbeeld, hoef je natuurlijk geen start- en eindtijd in te vullen in het geval het over een sluiting gaat. Dan laat je deze twee kolommen gewoon leeg. Gaat het over een opening, dan vul je het startuur en het einduur in, weer in dezelfde format zoals gegeven staat, UU:MM. - Opmerkingen
Net als je in Flowlab zelf ook een opmerking kan toevoegen bij de opmaak van je openingssjabloon, zo kan je dat ook in dit document. Dat is niet verplicht, maar is wel handig natuurlijk om extra duiding te geven voor je collega's en burgers.
Voorbeelddata verwijderen
Nu je weet wat elke kolom inhoudt, kan je de voorbeelddata verwijderen. Dat zijn de rijen 2, 3 en 4, kolom A tot en met E, zoals we hier rechts hebben aangeduid. Duid alle cellen aan door je linkermuisknop ingedrukt te houden in een uiterste hoek (bijvoorbeeld vak A2) en te slepen tot de andere uiterste hoek (bijvoorbeeld vak E4). Druk op de delete-toets op je toetsenbord om de ingevulde data te wissen.
Het bestand zal er nu uitzien zoals de foto rechts, klaar om jouw data in te vullen!
-original.png){kind=logo}
