Transacties

Module: Zaalverhuur

De pagina 'Transacties' kan je vinden in de linkse navigatie. Klik op de drie bolletjes naast het onderdeel 'Zaalverhuur' en klik op 'Transacties'.

Binnen de module Zaalverhuur heb je voor meerdere zaken nood aan transacties. Je kan burgers laten betalen voor het huren van zalen, waarborgen aanrekenen, terugbetalingen (ook voor waarborgen), retributies, enzovoort. In Flowlab zelf kan de burger dan zijn betaling doen, hiervoor werken we samen betalingspartner Mollie. Zij bieden zowat alle online betaalmethodes aan. Aan de status kan je zien of er reeds voldaan is aan de betaling of niet.

Betaalmogelijkheden

Bancontact
Kredietkaart
PayPal
SoFORT Baking
Apple Pay
Klarna
KBC/Belfius/ING apps
... En nog veel meer!

Transacties filteren

Op de overzichtspagina kan je gemakkelijk transacties filteren zodat je de juiste betaling kan bekijken of aanpassen. Gebruik daarvoor de filter die links bovenaan de pagina staat.

Via het linkse icoon kan je filteren op het 'type' en de 'status' van de transactie. Zou je nog meer details willen invoeren om de juiste betaling te vinden, dan kan je rechtse knop '+ Filter' nog gebruiken. Daar kan je specifiek op naam zoeken, op vereniging, persoon, enzovoort.

Transacties bewerken of verwijderen

Je kan ook transacties aanpassen of wegdoen. Tijdens het bewerken kan je de naam van de transactie aanpassen, de status veranderen, het type en bedrag aanpassen, enzovoort. Daar geraak je op twee manieren: via de overzichtspagina 'Transacties' of in het specifieke dossier van de transactie die je wil aanpassen.

Via de overzichtspagina

Zoek daarvoor eerst de juiste transacties (dat kan je via de overzichtspagina doen door de filter te gebruiken, zie hierboven), en klik in dezelfde lijn op de drie bolletjes. Kies 'Bewerken' of 'Verwijderen'.

Via het dossier zelf

Je kan ook de transactie opzoeken binnenin het dossier waar de transactie (automatisch) is aangemaakt. Dat doe je door volgende stappen te volgen:

Ga naar de pagina 'Verhuuraanvragen' in de navigatie en zoek het juiste dossier.
Klik bovenaan op het tabblad 'Transacties' (zie oranje cirkel hieronder). Daar krijg je een overzicht van alle transacties binnenin dat dossier.
Bewerk of verwijder de transactie door op de drie bolletjes te klikken.

Transacties annuleren of voldaan zetten

Net als je transacties kan bewerken op twee manieren, kan je dat met annuleren of voldaan zetten ook.

Via de overzichtspagina

Zoek eerst de juiste transactie (dat kan je via de overzichtspagina doen door de filter te gebruiken, zie hoofdstuk 'Transacties filteren' hierboven), en klik in dezelfde lijn op de drie bolletjes. Kies 'Bewerken'.

Je komt nu terecht in hetzelfde menu als je een nieuwe transactie zou toevoegen. Hier kan je alle details aanpassen van die transactie, als ook de status aanpassen. Klik bij 'Status' op 'Annuleren' of 'Voldaan'. Kies 'Bewaren' om op te slaan.

Via het dossier zelf (snelknop)

Je kan ook de transactie opzoeken binnenin het dossier waar de transactie (automatisch) is aangemaakt. Dat doe je door volgende stappen te volgen:

Ga naar de pagina 'Verhuuraanvragen' in de navigatie en zoek het juiste dossier.
Klik bovenaan op het tabblad 'Transacties' (zie oranje cirkel hieronder). Daar krijg je een overzicht van alle transacties binnenin dat dossier.
Bewerk of verwijder de transactie door op de drie bolletjes te klikken onder de kolom 'Status'. Daar krijg je de mogelijk om meteen te klikken op 'Voldaan' of 'Geannuleerd'.
In plaats van deze snelknop kan je ook kiezen om alle opties van de transactie bewerken, door te klikken op de drie laatste bolletjes in dit overzicht van de transacties. Ook daar kan je dan onder 'Status' kiezen voor een voldane transactie of een geannuleerde. Klik nadien nog op 'Bewaren', dat hoeft niet met de snelknop.

Let op!

Als je een transactie annuleert of voldaan zet, kan die niet meer gewijzigd worden. Dat zou natuurlijk het doel van deze functies tegenwerken. Zou je toch een verkeerde geannuleerd hebben of voldaan hebben gezet, kan je steeds een nieuwe transactie toevoegen (zie hieronder).

Transacties toevoegen

Om nieuwe transacties aan te maken, moet je eerst binnenin het juiste dossier zitten. Dat kan je dus niet via de overzichtspagina. Volg volgende stappen:

Ga naar de pagina 'Verhuuraanvragen' in de navigatie en zoek het juiste dossier.
Klik bovenaan op het tabblad 'Transacties' (zie oranje cirkel hieronder). Daar krijg je een overzicht van alle transacties binnenin dat dossier.
Gebruik de paarse knop 'Toevoegen', hier krijg je alle opties die je kan instellen voor de nieuwe transactie.

Je kan de transactie een naam geven, het bedrag bepalen, deadlines instellen, de status aanpassen, de betaalmethode ingeven en het type bepalen.

Klik op 'Bewaren' om je transactie door te voeren. De burger zal deze transactie dan ook zien verschijnen binnenin zijn dossier.

Tip

Je kan ook negatieve waarden ingeven bij een transactie. Dat heb je natuurlijk nodig bij het type transacties 'terugbetalingen'.

Transacties exporteren

Om beter overzicht te houden van je transacties, kan je deze exporteren. Daarvoor is het belangrijk dat je eerst al de filters instelt, want enkel de transacties die weergegeven worden, worden geëxporteerd. Op deze manier heb je dus volledige controle over welke betalingen je al dan niet wilt overnemen, en ook in het platform dat je liefst gebruikt voor facturatie.

We bieden momenteel deze exportmogelijkheden aan:

Foxtrot
Mercurius (in opmaak)
CSV
Andere exports steeds mogelijk op aanvraag (ook Excel) - contacteer ons

Om transacties te exporteren, volg je volgende stappen:

Ga naar de overzichtspagina 'Facturen', te vinden in de linkse navigatie onder de drie bolletjes bij 'Zaalverhuur'. Gebruik de filters om alle facturen weer te geven die je wilt exporteren. Klik rechts bovenaan op 'Bulkacties' en kies hoe je dit zou willen exporteren.