Conflicten oplossen

Module: Zaalverhuur & tickets

Hoe meer reservaties je binnen krijgt, hoe meer kans je hebt op conflicten natuurlijk. De gemeente kan deze ook zelf oplossen binnen Flowlab. We gaan hier dieper in op hoe je dat moet doen.

Conflicten opsporen

Verhuuraanvragen

Ga je naar de pagina Verhuuraanvragen, dan krijg je al meteen een overzicht van alle aanvragen met hun conflicten erbij. Zoals je hieronder kan zien, vind je in de vierde kolom 'Conflict' een overzicht van het aantal conflicten dat binnenin het dossier zitten.

Weekbezetting en dagbezetting

Je krijgt sowieso binnenin de dossiers zelf meteen de melding als er conflicten zijn met andere reservaties, maar je kan deze ook gaan opsporen op de pagina 'Weekbezetting' of 'Dagbezetting'. Daar ga je naartoe door in de linkse navigatie onder 'Zaalverhuur' te klikken op 'Verhuuraanvragen'. Daar kan je de juiste locatie, ruimte en zone selecteren om te bekijken of er conflicten zijn binnen die bepaalde zone.

Zo zie je hierboven bijvoorbeeld een conflict op vrijdag 13/8. De legende linksonder laat zien waar welke kleur voor staat. Los dit conflict op door met je muis over het conflict te gaan, je krijgt dan te zien over welke reservatie het gaat. Klik op de naam van de reservatie om naar het dossier te gaan. Het volgende hoofdstuk legt uit hoe je conflicten oplost binnenin dossiers.

Conflicten oplossen binnenin verhuuraanvragen

Je kan een conflict oplossen door naar de pagina Verhuuraanvragen te gaan, en de reservatie aan te klikken waar je ziet dat er conflicten in zitten. Zit je binnenin het dossier, krijg je bovenaan meteen de melding zoals je hieronder kan zien, 'er zijn meerdere tijdsconflicten'.

Klik op 'Bekijk conflicten' of scrol naar beneden, dan krijg je een overzicht van alle reservaties, zoals hieronder.

Je ziet dat de bovenste reservatie geen conflicten heeft, maar de onderste wel. Dat zie je aan het uitroepenteken, hierboven in de blauwe cirkel gezet. Klik daarop om te zien wat het conflict net inhoudt, zodat je het kan oplossen.

Een nieuw venster verschijnt aan de rechterkant. Als we in ons voorbeeld eens kijken naar de conflicten, dan zien we dat deze reservatie de volledige sporthal verhuurt heeft, maar er nog een aanvraag is voor dezelfde twee uren om een helft van de sporthal te verhuren. Dat gaat natuurlijk niet.

Dan moet je gaan kiezen: wie was er eerst in de reservatie? Is één van de twee reservaties al goedgekeurd? In dit geval was de verhuuraanvraag waar we inzitten reeds goedgekeurd, dus we klikken door naar de andere verhuuraanvraag door hier op het tijdsconflict te klikken. Je wordt meteen doorgestuurd naar het bijbehorend dossier.

Heb je gevonden welke reservatie je wil aanpassen? Dan kan zoek je in het overzicht waar je naartoe wordt geleid welke uren je wil aanpassen. In dit geval willen we de twee uren hieronder bewerken. Dat doe je door op het einde van de lijn van de reservatie te klikken op de drie bolletjes, zoals in de oranje cirkel hieronder.

Je krijgt heel wat verschillende opties:

Bewerken: hiermee kan je reservatie aanpassen net als de burger een reservatie kan maken. Je krijgt de mogelijkheid om bijvoorbeeld een andere zone of ruimte te kiezen om de reservatie elders te laten doorgaan. Het is zelfs mogelijk te kiezen voor een andere locatie.
Tijdslot opschuiven: hiermee blijf je binnenin dezelfde locatie, ruimte en zone, maar kies je ervoor om te gaan zien of je de reservatie kan opschuiven in tijd. Daarmee reserveer je een ander tijdslot .
Conflicten bekijken: hiermee bekijk je opnieuw de conflicten, net zoals je zou klikken op het uitroepenteken in de kolom 'Conflict'.
Reserveren: hiermee pas je de status van dat tijdslot van de reservatie aan naar 'Reserveren'. Dat is natuurlijk niet aangewezen als je een conflict wilt oplossen.
Niet reserveren: hiermee pas je de status van dat tijdslot van de reservatie aan naar 'Niet reserveren'. Je verandert verder niets aan de tijd of locatie, maar je laat de burger weten dat er geen reservatie mogelijk is op die tijd.
In behandeling: hiermee pas je de status van dat tijdslot van de reservatie aan naar 'In behandeling'.
Verwijderen: je kan er ook voor kiezen om het tijdslot van de reservatie gewoon te verwijderen. Zou er iets fout gelopen zijn of heeft hem het tijdslot niet meer nodig, kan je het hiermee gewoon verwijderen.