Aanvraag door de burger
Als de zaalverhuurmodule volledig opgesteld is, kan de burger via Flowlab gemakkelijk een aanvraag doen zonder dat hij het platform moet verlaten. Hij kan als eigen persoon een nieuw dossier starten of hij kan de aanvraag koppelen aan een evenement en/of vereniging.
Registratie
De burger zal zichzelf eerst moeten registreren op het Flowlabplatform van jouw gemeente om toegang te krijgen. Hoe dat juist in elkaar zit, kan je nalezen in het artikel Profiel aanmaken. Daar wordt in detail uitgelegd welke opties de burger heeft om een zijn gegevens te registeren.
Dossier aanmaken
Als het profiel van de burger in orde is, kan hij zich aanmelden door zijn e-mailadres en wachtwoord in te geven op de inlogpagina. Om een dossier aan te maken, kan hij in zijn navigatie de paarse knop 'Toevoegen' - 'Zaalverhuur' gebruiken, of in zijn dashboard klikken op 'Nieuwe aanvraag' bij 'Zaalverhuur'. Hij krijgt dan een nieuwe pagina (de 'wizard' die hij moet doorlopen, waar alle informatie wordt bekomen) waar volgende stappen bovenaan te zien zijn:
1. Algemeen
Hier worden de algemene gegevens verzameld. Men kan aanduiden of de aanvraag moet gekoppeld worden aan een evenement. Als hij 'ja' kiest, krijgt hij de keuze uit de evenementen die hij organiseert, zorg er dus voor dat het evenement dat hij wil organiseren al eerder ingegeven is. Als de burger kiest om er geen evenement aan te koppelen, dan zal hij een naam moeten geven aan zijn activiteit en een duidelijke omschrijving waarom hij een ruimte wil huren. Ook wordt er in deze stap al aangeduid tot welke soort activiteit de reservatie behoort, zodat het systeem weet welke ruimtes het mag laten zien.
2. Vereniging of particulier
In deze fase maakt de burger duidelijk of hij de aanvraag als particulier wil doen of in naam van een vereniging. In het geval hij voor 'vereniging' kiest, zal hij een overzicht krijgen van de bestaande verenigingen in de gemeente. Als de vereniging nog niet in het systeem staat, krijgt de burger hier de mogelijkheid om zijn vereniging toe te voegen.
3. Contactpersoon
Elke uitleenaanvraag moet een duidelijke contactpersoon hebben waartussen de communicatie zal verlopen. Automatisch zullen hier zijn eigen contactgegevens ingevuld staan, die het systeem natuurlijk uit het Flowlab-profiel van de burger haalt, maar hij kan ze nog steeds aanpassen in het geval ze niet kloppen of iemand anders contactpersoon is.
4. Ruimte & periode
Hier kiest de burger de ruimte en periode om zijn zaalaanvraag compleet te maken. Hij heeft hier twee verschillende mogelijkheden:
- Selecteer gericht: de burger weet welke locatie, ruimte en tijdslot hij wil
- Zoek een vrij moment: aan de hand van de soort activiteit, laat het systeem vrije ruimtes zien
De wizard begeleidt de burger intuïtief doorheen het proces, tot er een locatie, ruimte, zone en periode gekozen is. Eenmaal gekozen krijgt hij in deze stap ook al te zien wat de eventuele kosten zullen zijn van de zaalverhuur.
Zijn er tijdsloten die de burger kiest die reeds goedgekeurd werden in een andere zaalverhuuraanvraag dan zullen deze tijdsloten voor de aanvrager als 'onbeschikbaar' verschijnen. De burger kan dan kiezen om de huurperiode(s) aan te passen of om verder te gaan met de aanvraag, maar dan wel enkel voor de beschikbare tijdsloten.
5. Extra opties
Hier kan de burger extra opties selecteren die ingesteld zijn in de module onder 'Extra's per locatie'. Met de knop 'Extra opties toevoegen' krijgt hij een overzicht van de extra's (of materialen) die kunnen worden toegevoegd voor de ruimte en zone die hij in de vorige stap gekozen heeft.
6. Bevestig
In de laatste fase krijgt de burger nog een duidelijk overzicht en kan hij eventueel zaken aanpassen als die niet kloppen. Onderaan krijgt hij nog de mogelijkheid om opmerkingen te noteren en vinkt hij aan zijn gegevens mogen gebruikt worden om de aanvraag te kunnen behandelen. Hierna krijgt hij twee mogelijkheden: de knoppen 'Bewaren voor later' of 'Bewaren en indienen'. De burger kan er dus voor kiezen om op het einde enkel de gegevens op te slaan om ze later (eventueel aangevuld) in te dienen of om ze meteen in te dienen.
Daarna heeft de burger een nieuw dossier aangemaakt. Om hier als burger terug naartoe te gaan, gaat hij in de navigatie naar "Zaalverhuur". Al zijn dossiers staan daar verzameld. Hij zal dit ook op zijn dashboard zien verschijnen.
Als beheerder een aanvraag zaalverhuur indienen?
Dat kan ! Als beheerder kan je een aanvraag zaalverhuur indienen in naam van een particulier of in naam van een vereniging.
-original.png){kind=logo}
